Créer et gérer des notes de crédit d'achat

Si vous effectuez un achat auprès d'un fournisseur et que vous retournez les marchandises par la suite, ou si vous devez annuler une facture, vous pouvez rapidement créer une note de crédit à partir de la facture originale. Vous pouvez aussi créer une note de crédit indépendante et la ventiler à toute facture impayée du fournisseur concerné à une date ultérieure.

Avant de créer une note de crédit, vous devez créer un enregistrement de contact pour votre fournisseur, si vous ne l'avez pas déjà fait. Si vous achetez régulièrement les mêmes produits à vos fournisseurs, vous pouvez aussi créer des enregistrements correspondants.

Pour créer une note de crédit de fournisseur à partir d'une facture

La note de crédit apparaît avec les mêmes détails que la facture originale.

Dans le menu Achats, cliquez sur Factures fournisseurs.
Cliquez sur la facture que vous voulez créditer.
Cliquez sur Nouvelle note de crédit.
Vous pouvez modifier les informations selon les besoins.

Note: Le total de la note de crédit apparaît dans le bas de la note de crédit.
Il s'agit d'une ébauche de note de crédit, cochez la case Enregistrer comme ébauche. Vous pouvez retourner à la note de crédit ultérieurement lorsque vous êtes prêt à actualiser les comptes du grand livre et décocher cette case.
Au besoin, entrez toute note nécessaire
Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement entré une note de crédit d'achat sur la facture originale. Si la note de crédit couvre la valeur totale de la facture, l'état de la facture indique Payé; dans le cas contraire, l'état indique Paiement partiel.

Pour enregistrer une note de crédit d'achat indépendante

Dans le menu Achats, cliquez sur Factures fournisseurs. Autrement, vous pouvez cliquer sur Notes de crédit fournisseurs.
Cliquez sur Nouvelle note de crédit.
Entrez les informations suivantes :
- Vendor. Saisissez le nom du vendor. À mesure que vous taper, une liste de vendors apparaît dans laquelle vous pouvez choisir le nom voulu.
  Tip: Pour ajouter un nouveau vendor, cliquez sur Ajouter un vendor. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.
- Date du crédit. Entrez la date de la note de crédit.
- Référence du fournisseur. Saisissez une référence, par exemple un numéro de note de crédit.
- Référence. Si nécessaire, saisissez des références ou détails supplémentaires.
Pour enregistrer l'achat d'un produit spécifique, tapez le nom du produit dans le champ Chercher un produit et choisissez le produit voulu.

Note: Les informations relatives au produit sont automatiquement affichées sur la prochaine ligne disponible. Au besoin, vous pouvez modifier ces renseignements (par exemple, la quantité ou le prix unitaire). Pour ajouter un nouveau produit, cliquez sur Créer un article. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.
Pour ajouter d'autres produits, répétez l'étape précédente.
Si vous ne voulez pas ajouter de produit, entrez les informations suivantes :
- Description. La description du crédit, par exemple les articles initialement achetés.
- Compte du grand livre. Choisissez le compte du grand livre.
- Qté/hres. Entrez la quantité d'articles pour laquelle est le crédit.
- Prix/taux. Entrez la valeur nette du crédit.
La valeur totale brute de ce poste est affichée sous Total.
Si vous avez créé des types d'analyse de transaction (p. ex. par services), cliquez sur l'outil de recherche et sélectionnez la catégorie d'analyse appropriée.
Pour ajouter d'autres transactions, répétez l'étape précédente sur la ligne suivante.

Note: Si vous voulez enregistrer cette note de crédit comme une ébauche, par exemple, parce que vous avez besoin de vérifier certains détails avec votre fournisseur et vous ne voulez pas actualiser les comptes du grand livre, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche. Lorsque vous êtes prêt à actualiser les livres auxiliaires, ouvrez l'ébauche de note de crédit, apportez toute modification nécessaire et décochez la case Enregistrez comme ébauche.
Au besoin, entrez toute note nécessaire.
Si vous voulez annexer un fichier (par exemple, la copie d'une facture ou d'un encaissement), cliquez sur le bouton Pièce jointe, cliquez sur Téléverser fichiers, puis naviguez jusqu'au fichier ou double-cliquez sur celui-ci. En savoir plus sur les pièces jointes
Cliquez sur Enregistrer.

La note de crédit d'achat demeurera impayée jusqu'à ce que vous la ventiliez à une bill ou jusqu'à ce que le vendor vous envoie un remboursement.

Pour gérer une note de crédit existante

Dans le menu Achats, cliquez sur Notes de crédit fournisseurs.
Cliquez sur la note de crédit voulue.

S'il s'agit d'une note de crédit indépendante, vous pouvez modifier les informations existantes ici même. Pour ce faire, suivez les directives de la section précédente. Si elle a été ventilée à une autre transaction, vous ne pouvez pas la modifier. Pour en savoir plus, consultez Modifier ou annuler une note de crédit fournisseur.

Vous pouvez aussi enregistrer un remboursement sur la note de crédit et également passer son état à Contesté.

Note: Si vous contestez une note de crédit, les valeurs figureront toujours dans vos comptes. Au besoin, vous pouvez supprimer l'état Contesté en cliquant sur Plus, puis sur Retirer l'état Contesté.