Créer et gérer des notes de crédit de vente

Si vous fournissez une note de crédit à un client parce qu'il vous a renvoyé des marchandises endommagées, vous pouvez la créer à partir de la facture originale. Vous pouvez aussi créer une note de crédit indépendante et la ventiler à toute facture impayée à une date ultérieure. Vous pouvez choisir d'imprimer ou d'envoyer la note de crédit par courriel au client.

Avant de pouvoir créer la note de crédit, vous devez créer vos enregistrements de client. Vous pouvez aussi créer des produits et services pour gagner du temps lors de la saisie des notes de crédit.

Enregistrement de notes de crédit de vente pour des stocks

Le suivi de votre stock est assuré par l’enregistrement des mouvements de stock à chaque achat et vente de stock. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un ajout ou un retrait de stock. Donc, chaque fois que vous enregistrez une note de crédit de vente qui inclut un article en stock, un mouvement de sorties de produits négatives est réalisé et vos niveaux de stock augmentent automatiquement puisque des marchandises ont été retournées. Si vous voulez rectifier un prix au lieu de modifier votre quantité de stock, consultez Comment rectifier le prix ou la quantité d'un article en stock dans un avoir sur ventes.

Pour créer une note de crédit à partir d'une facture de vente

Si le montant de la note de crédit correspond au montant total de la facture, l’état de la facture indique Payé. Sinon, il indique Paiement partiel.

Pour enregistrer une note de crédit de vente indépendante

1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Notes de crédit de ventes.
2. Cliquez sur Nouvelle note de crédit.
3. Entrez les informations suivantes :

• Nom * Choisissez le client dans la liste.

• Date * Entrez la date de la note de crédit.
• Référence Ce champ est facultatif. Entrez un numéro de référence, tel qu'un numéro d'autorisation de retour client.
• Adresse principale * Si une adresse principale figure dans l'enregistrement du client, celle-ci s'affiche automatiquement. Si l'adresse principale du client ne figure pas dans son enregistrement, saisissez-la ici.
• Adresse de livraison Vous pouvez choisir d'envoyer la note de crédit à une adresse autre que l'adresse principale. Si l'adresse n'existe pas dans l'enregistrement, choisissez Personnalisée, puis entrez l'adresse.

4. Entrez les informations suivantes :

• Produit/Service Entrez le nom du produit ou du service que vous avez vendu dans ce champ, puis sélectionnez-le dans la liste. Si vous ne voyez pas l’article, sélectionnez Créer un article pour l’ajouter.

• Description * Entrez une description du crédit.
• Compte du grand livre * Choisissez le compte du grand livre pour le crédit.
• Qté/Heures * Entrez la quantité d'articles vendus.
• Prix/Taux * Entrez la valeur nette de l'article.
• Remise Si vous voulez entrer une remise sous forme de montant fixe, entrez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage sur zéro. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur de la case Montant définie sur zéro et saisissez le pourcentage dans la case %.
• Taux de taxation * Choisissez le taux de taxation voulu.
• Montant de taxe * La taxe est calculée automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de taxation.
• Total Il s'agit de la valeur brute totale de la note de crédit.

5. Au besoin, entrez tout commentaire nécessaire.
6. Si vous n'êtes pas prêt à envoyer la note de crédit à votre client et que vous voulez l'enregistrer comme ébauche, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la note de crédit à votre client, ouvrez l'ébauche du crédit, apportez toute modification nécessaire et décochez la case Enregistrer comme ébauche.
7. Pour créditer des frais d'expédition, sélectionnez le taux voulu, puis saisissez le montant net dans le champ Expédition. Le montant net et le montant total de taxe sont affichés dans le bas de la note de crédit.

8. Si vous voulez annexer un fichier, tel qu’une brochure de vente, une image ou des documents complémentaires, sélectionnez Pièce jointe , puis Téléverser fichiers et cherchez le fichier voulu.

9. Pour envoyer la note de crédit par courriel, cliquez sur Enregistrer & Envoyer par courriel. Pour imprimer la note de crédit ou l'enregistrer sur votre ordinateur, cliquez sur la flèche du menu déroulant Enregistrer & Envoyer par courriel et sélectionnez Enregistrer & Imprimer.
10. Pour envoyer la note de crédit par courriel, cliquez sur Enregistrer & Envoyer pour ouvrir la fenêtre Envoyer les notes de crédit de vente par courriel :
11. Si une adresse courriel figure dans l'enregistrement du client, elle est affichée dans le champ À.
12. Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres adresses courriel en les séparant par un point-virgule.
13. Votre adresse courriel apparait dans le champ Cc.
14. Sélectionnez M’envoyer une copie si vous voulez recevoir une copie du courriel.
15. Les notes de crédit de ventes sont stockées sur internet, ce qui signifie que vos clients vont recevoir un lien hypertexte vers leur note de crédit de vente dans ce courriel. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent vérifier la note de crédit de vente, l'enregistrer au format PDF ou l’imprimer à partir de leur navigateur web. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner l’option Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure le fichier PDF de la note de crédit de vente dans le courriel.
16. Vous pouvez aussi modifier la ligne d'objet, le corps du courriel dans le champ Message ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer la note de crédit de vente.
17. Cliquez sur Envoyer (si vous envoyez la note de crédit de vente par courriel) ou sur Enregistrer.

Suivi des notes de crédit de vente

Pour vous aider à gérer et faire le suivi des notes de crédit de vente, vous pouvez utiliser la frise chronologique des documents pour consulter les détails tels que la date de création, si elles ont été envoyées par courriel ou imprimées et si elles ont été émises.

État	Détails
Créé	Indique la date et l’heure de création de la note de crédit.
Envoyé	Envoyé comme PDF. Indique que le document a été envoyé manuellement. Si vous envoyez la note de crédit par courriel, l’état change pour indiquer qu’elle a été envoyée par courriel. Envoyé par courriel. Indique l’adresse ou les adresses courriel du client, ainsi que la date et l’heure d'envoi du courriel pour toutes les adresses courriel indiquées dans les lignes À et Cc. Vert. Indique qu'au moins un courriel a été envoyé. Rouge. Apparaît si l'un des courriels n'a pas pu être envoyé. Remarque : Vous devez rafraichir la page pour mettre à jour cet état.
Consulté	Indique l’adresse courriel et la date à laquelle le client a lu le courriel. Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure PDF en pièce jointe dans la fenêtre Envoyer par courriel. Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les courriels, l’état Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté la note de crédit de vente, même si l’état n’a pas changé. Remarque : Pour utiliser l’état Consulté, vous devez envoyer la note de crédit par courriel quand vous la créez ou quand vous cliquez sur la note de crédit particulière. Il n'est pas possible d'assurer un suivi de cet état lorsque vous l’envoyez par courriel depuis la page Notes de crédit de vente.