Importer et exporter des stocks, des produits et des services

Dans cet article, nous expliquons comment importer de nouveaux enregistrements, exporter des enregistrements et mettre à jour des enregistrements existants à partir de feuilles de calcul (fichiers CSV). Découvrez comment

Importer de nouveaux enregistrements de produits et de service

Utilisez cette section pour apprendre comment importer de nouveaux enregistrements de produit et de service à partir d’une feuille de calcul (fichier CSV).

Si vous souhaitez mettre à jour des enregistrements existants, consultez la section Mettre à jour des produits et services existants.

Avant d'importer

Veuillez prendre en compte les éléments suivants avant d'importer vos produits et services :

  • Pour importer aussi bien des produits que des services, vous devez créer un fichier CSV pour vos produits et un autre pour vos services.
  • La taille de fichier maximale que vous pouvez importer est de 0,5 Mo.
  • Vous pouvez importer jusqu'à dix prix.

  • Si vous importez des catégories, assurez-vous d'avoir déjà créé vos catégories et sous-catégories. Pour importer une sous-catégorie, la ligne doit également inclure la catégorie correspondante.

  • Si vous importez des types d’analyse, assurez-vous d'avoir déjà créé vos types d’analyse et que le type d’analyse est actif pour le type d’enregistrement voulu : Stock, Produit ou Service.

Pour que vos enregistrements de produits puissent être correctement importés, vous devez inclure une ligne d'en-tête dans votre fichier CSV et utiliser les en-têtes de colonne indiqués dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Colonne Nom du champ Type Obligatoire Notes
A Code article Alphanumérique Non Entrez un code pour identifier le produit.
B Description Alphanumérique Oui Saisissez une description pour le produit.
E Nom prix de vente 1 Alphanumérique Non Pour utiliser le nom par défaut, Prix de vente, laissez cette colonne vide.
F Valeur prix de vente 1 Numérique à 2 décimales Non Renseignez le prix auquel vous facturez le produit.
G Le prix de vente 1 inclut la taxe Alphanumérique Non Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.
H Compte de vente du grand livre Numérique Non Renseignez le code du grand livre à utiliser pour la vente du produit. Pour utiliser le compte par défaut, laissez ce champ vide.
I Taux de taxe de vente Alphanumérique Oui Entrez le taux de taxe de vente tel qu’il apparaît sur la page Taux de taxe de vente (allez au menu Paramètres, Taxes de vente).
J Fournisseur habituel Texte Non

Entrez le code du compte fournisseur. Le compte fournisseur doit déjà exister.

10 caractères maximum.
K Description de l'achat Texte Non 250 caractères maximum.
L Prix d'achat Nombre plus 2 décimales Non

Saisissez un prix d'achat pour l'article en stock

Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
M Compte de charges du grand livre Numérique Non Saisissez le code du compte à utiliser pour l'achat de ce produit, par exemple, 5000. Pour utiliser le compte par défaut, laissez cette colonne vide.
N-P Type d’analyse 1, 2, 3 Texte Non Ces champs sont inclus dans le fichier uniquement si vous avez configuré des types d’analyse sur la page Paramètres, Types d'analyse.
Q Notes Alphanumérique Non Entrez une note s'il y a lieu. Vous pouvez saisir un maximum de 500 caractères.
R Nom prix de vente 2 Alphanumérique Non Pour utiliser le nom par défaut, Prix de vente, laissez cette colonne vide.
S Valeur prix de vente 2 Numérique à 2 décimales Non Renseignez le prix auquel vous facturez le produit.
T Le prix de vente 2 inclut la taxe Alphanumérique Non Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.
U Nom prix de vente 3 Alphanumérique Non Pour utiliser le nom par défaut, Prix de vente, laissez cette colonne vide.
V Valeur prix de vente 3 Numérique à 2 décimales Non Renseignez le prix auquel vous facturez le produit.
W Le prix de vente 3 inclut la taxe Alphanumérique Non Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.

Pour que vos enregistrements de services puissent être correctement importés, vous devez inclure une ligne d'en-tête dans votre fichier CSV et utiliser les en-têtes de colonne indiqués dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Colonne Nom du champ Type Obligatoire Notes
A Code article Alphanumérique Non Entrez un code pour identifier le service.
B Description Alphanumérique Oui Saisissez une description pour le service.
E Nom du taux 1 Alphanumérique Non Entrez la tarification utilisée pour facturer le service. Pour utiliser le nom par défaut, Taux, laissez ce champ vide.
F Valeur du taux 1 Numérique à 2 décimales Non Entrez le taux que vous facturez pour le service.
G Le taux 1 inclut la taxe Alphanumérique Non Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.
H Compte de vente du grand livre Numérique Non Le code du compte que vous voulez utiliser pour la vente de ce service, par exemple, 4000. Pour utiliser le compte par défaut, laissez cette colonne vide.
I Taux de taxe de vente Alphanumérique Oui Entrez le taux de taxe de vente tel qu’il apparaît sur la page Taux de taxe de vente (allez au menu Paramètres, Taxes de vente).
J Fournisseur habituel Texte Non

Entrez le code du compte fournisseur. Le compte fournisseur doit déjà exister.

10 caractères maximum.
K Description de l'achat Texte Non 250 caractères maximum.
L Prix d'achat Nombre plus 2 décimales Non

Saisissez un prix d'achat pour l'article en stock

Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
M Compte de charges du grand livre Numérique Non Saisissez le code du compte à utiliser pour l'achat de ce produit, par exemple, 5000. Pour utiliser le compte par défaut, laissez cette colonne vide.
N-P Type d’analyse 1, 2, 3 Texte Non Ces champs sont inclus dans le fichier uniquement si vous avez configuré des types d’analyse sur la page Paramètres, Types d'analyse.
Q Notes Alphanumérique Non Entrez une note s'il y a lieu. Vous pouvez saisir un maximum de 500 caractères.

Pour que vos enregistrements de stocks puissent être correctement importés correctement, vous devez inclure une ligne d'en-tête dans votre fichier CSV et utiliser les colonnes indiquées dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Colonne Nom du champ Type Obligatoire Notes
A Code de l’article Texte Oui 30 caractères maximum et doit être unique.
B Description Texte Oui 255 caractères maximum.
E Nom prix de vente 1 Texte Non

Laissez en blanc pour utiliser le nom de prix de vente par défaut.

Tip:

Si vous avez plusieurs niveaux de prix, vous pouvez entrer les niveaux supplémentaires après l'importation de vos enregistrements.
F Valeur prix de vente 1 Nombre plus 2 décimales Non Si ce champ est laissé vide, le prix est fixé à 0,00.
G Le prix de vente 1 inclut la taxe Texte Non Saisissez Oui ou Non, ou laissez en blanc pour utiliser la valeur Non par défaut.
H Compte de vente du grand livre Numéro Non

Le code du compte du grand livre que vous voulez utiliser pour la vente de cet article en stock.

Pour utiliser le compte par défaut, laissez ce champ vide.
I Taux de taxe de vente Texte Non

Laissez en blanc pour utiliser le taux de taxe par défaut.

Vous pouvez aussi entrer le nom du taux indiqué sur la page Paramètres, Taux de taxe de vente.
J Fournisseur habituel Texte Non

Entrez le code du compte fournisseur. Le compte fournisseur doit déjà exister.

10 caractères maximum.
K Description de l'achat Texte Non 250 caractères maximum.
L Prix d’achat Nombre plus 2 décimales Non

Saisissez un prix d'achat pour l'article en stock

Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
M Compte de charges du grand livre Numéro Non

Le code du compte du grand livre que vous voulez utiliser pour l'achat de cet article en stock.

Laissez en blanc pour utiliser le compte par défaut défini pour vos articles en stock. Pour en configurer un, allez à la page Paramètres, Paramètres par défaut.
N-P Type d’analyse 1, 2, 3 Texte Non

Ces champs sont inclus dans le fichier uniquement si vous avez configuré des types d’analyse sur la page Paramètres, Types d'analyse.
Q Notes Texte Non 500 caractères maximum.
R Code du fournisseur Texte Non

Le code utilisé par votre fournisseur.

50 caractères maximum.
S Stock mini Numéro Non Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
T Qté de commande. Nombre plus 2 décimales Non Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
U Emplacement Texte Non 25 caractères maximum
V Code barre Texte Non 50 caractères maximum
W Poids Numéro Non Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
X Unité de poids Texte Non

Saisissez gramme, kilogramme, tonne ou once, livre, tonne.

Si ce champ est laissé vide, la livre est définie comme unité par défaut.
Y Nom prix de vente 2 Texte Non

Laissez en blanc pour utiliser le nom de prix de vente par défaut.

Tip:

Si vous avez plusieurs niveaux de prix, vous pouvez entrer les niveaux supplémentaires après l'importation de vos enregistrements.
Z Valeur prix de vente 2 Nombre plus 2 décimales Non Si ce champ est laissé vide, le prix est fixé à 0,00.
AA Le prix de vente 2 inclut la taxe Texte Non Saisissez Oui ou Non, ou laissez en blanc pour utiliser la valeur Non par défaut.
BB Nom prix de vente 3 Texte Non

Laissez en blanc pour utiliser le nom de prix de vente par défaut.

Tip:

Si vous avez plusieurs niveaux de prix, vous pouvez entrer les niveaux supplémentaires après l'importation de vos enregistrements.
CC Valeur prix de vente 3 Nombre plus 2 décimales Non Si ce champ est laissé vide, le prix est fixé à 0,00.
DD Le prix de vente 3 inclut la taxe Texte Non Saisissez Oui ou Non, ou laissez en blanc pour utiliser la valeur Non par défaut.

Importer vos enregistrements de produits et de service

  1. Cliquez sur Produits et services.
  2. Cliquez sur Nouvel article, puis sur Importer des éléments.
  3. Cliquez sur le type d'articles que vous voulez importer : Stock, Produit ou Service.
  • Si vous non pas encore téléchargé de modèle CSV, cliquez sur le lien pointant vers le fichier correspondant. En fonction de votre navigateur, vous pouvez soit télécharger le fichier ou l'ouvrir dans Excel.
  • Si vous avez déjà créé un fichier CSV, comparez-le avec les informations présentées dans cet article pour vérifier que vos enregistrements sont prêts à être importés.
  1. Saisissez les informations requises suivant les exemples du modèle. Si vous avez plus de trois prix à importer, vous avez la possibilité d’en saisir un maximum de dix. Supprimez les lignes d'exemple avant d'importer vos enregistrements.

    Important! Ne changez pas les en-têtes des colonnes.

  2. Enregistrez le fichier au format CSV avant de le fermer.

  3. Dans la fenêtre d'importation, cliquez sur Téléchargez votre fichier CSV ou glissez et déposez votre fichier.

    Note:

    Vous ne pouvez pas utiliser Comptabilité pendant le téléversement des données.

    Si pour une raison quelconque le téléversement échoue, un message indique la raison. Corrigez toute erreur et téléversez le fichier. Pour en savoir plus sur le format de fichier CSV voulu, consultez les sections ci-dessus à propos des formats de fichier pour les produits et services.

  4. Cliquez sur OK.

Exporter des produits et services

Il existe 2 façons d’exporter des produits et services

  • Utilisez l’option Exporter tout pour exporter tous les enregistrements.

  • Exportez des enregistrements sélectionnés de la liste de produits et services.

Exporter tous les enregistrements

Cette option permet d’exporter tous les enregistrements de stocks, de produits ou de services vers des fichiers CSV distincts. L’exportation contient tous les champs des enregistrements, à l'exception des types d’analyse.

  1. Dans Contacts, sélectionnez Produits et services.

  2. Sélectionnez Exporter tout dans le menu déroulant Nouvel article.

  3. Choisissez le type d’article à exporter, puis sélectionnez Exporter.

  4. La création du fichier d’exportation peut prendre quelques minutes. Une notification s’affiche dans la barre d’outils pour vous informer lorsque le fichier est prêt.

    Vous pouvez seulement exporter un seul fichier à la fois, alors attendez que l’exportation soit terminée avant d’essayer d’en exporter un autre.

Exporter des enregistrements sélectionnés

Cette option permet d’exporter uniquement les champs visibles de la liste pour les enregistrements sélectionnés. Utilisez l’icône pour ajouter ou supprimer des champs avant d’exporter.

  1. Dans Contacts, sélectionnez Produits et services.

  2. Sélectionnez les enregistrements à exporter.

  3. Sélectionnez l’icône CSV dans la barre d’outils Actions.

Mettre à jour des produits et services existants

Dans cette section, nous expliquons comment mettre à jour des enregistrements d’articles existants à partir d’une feuille de calcul (fichier CSV).

Pour nous assurer de pouvoir identifier et mettre à jour des enregistrements existants, nous utilisons un identifiant unique. Pour inclure cet identifiant dans votre feuille de calcul, vous devez d’abord exporter tous vos enregistrements, puis mettre à jour la feuille de calcul exportée et la réimporter. Cela permet d’éviter de créer des doublons. Lorsque la colonne Identifiant unique est vide, nous créons un nouvel enregistrement.

  1. Exportez tous vos enregistrements de produits et de services vers une feuille de calcul en suivant les étapes ci-dessus.

  2. Ouvrez le fichier exporté et apportez les modifications nécessaires, puis enregistrez votre fichier.

  3. Dans la barre de navigation, sélectionnez Produits et services.

  4. Sélectionnez Mettre à jour des articles dans le menu déroulant Nouvel article.

  5. Glissez-déposez votre fichier mis à jour ou sélectionnez Choisir, puis Téléverser le fichier.

  6. Choisissez la façon de traiter les cellules vides dans votre fichier CSV, puis sélectionnez Continuer.

  7. Vous verrez un récapitulatif du fichier que vous êtes sur le point d’importer. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Démarrer l’importation.