Créer et gérer des devis de vente

Pour facilement réaliser le suivi des prix que vous proposez à vos clients potentiels, vous pouvez produire des devis de vente. N'oubliez pas que les devis n'ont pas de répercussions sur les soldes des comptes. Une fois qu'un client accepte le devis, vous pouvez le convertir en facture de vente, ce qui actualise automatiquement vos livres auxiliaires avec les valeurs du devis original.

Vous pouvez aussi entrer des paramètres de devis par défaut, telles que les modalités et conditions, ainsi que le nombre de jour par défaut jusqu'à l'expiration du devis. Vous devriez vérifier vos paramètres par défaut avant d'envoyer votre premier devis.

Pour créer un nouveau devis

Note: Les détails du produit ou service s'affichent sur la prochaine ligne disponible. Au besoin, vous pouvez modifier ces renseignements (par exemple, la quantité ou le prix unitaire). Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement de produit ou de service, cliquez sur Créer un article. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur Nouveau devis.

3. Entrez les informations suivantes :

   • Client. Choisissez le client dans la liste. Si le client n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur Ajouter un client dans la liste déroulante pour l’ajouter.
   • Date du devis. Saisissez la date du devis.
   • Date d’expiration. Il s'agit de la date à laquelle le devis expire, qui est par défaut 30 jours après la date du devis. Vous pouvez saisir une autre date ou laisser le champ en blanc si vous ne voulez pas qu'il expire. Vous pouvez aussi changer le nombre de jours par défaut avant expiration dans le champ Nombre de jours par défaut lorsque vous précisez les modalités et conditions des devis dans Paramètres des factures, devis et estimations.
   • Référence. Entrez une référence, comme un numéro de tâche par exemple.

   • Adresse principale. Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci apparaît automatiquement. Si le pays du client est différent de votre adresse commerciale, les deux pays sont affichés sur le devis. Si le pays est le même, celui-ci n'est pas affiché.

     S'il n'y a pas d'adresse dans son enregistrement, entrez l'adresse à cet endroit.

   • Adresse de livraison. Par défaut, l'adresse de livraison est la même que l'adresse de facturation. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse, ouvrez la liste déroulante Adresse de livraison et choisissez l'adresse voulue. Si l'adresse n'existe pas, choisissez Personnalisée et entrez les informations voulues.

4. Entrez les informations suivantes :

   • Description. Saisissez une description du devis. Vous pouvez saisir un maximum de 2 000 caractères.
   • Compte du grand livre. Choisissez le compte de grand livre pour le devis.
   • Code de l’article. Au besoin, entrez un code, par exemple un numéro de pièce ou un code de stock.
   • Qté/hres. Saisissez le nombre d'articles inclus dans ce devis.
   • Prix/taux. Saisissez la valeur nette de l'article.
   • Remise. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de montant fixe, saisissez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage défini sur zéro. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur de la case Montant définie sur zéro et saisissez le pourcentage dans la case %.

   • Taux taxation. Choisissez le taux de taxation.

     Tip: Conseil : Si vous ne voyez pas l'option permettant de choisir un taux de taxation, assurez-vous de bien avoir entré vos taux de taxation dans Paramètres > Paramètres financiers.

   • Montant de taxe. La taxe est calculée automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de taxation.
   • Total. Il s'agit de la valeur brute totale de cette ligne d'article.

5. Entrez des commentaires, ainsi que vos modalités et conditions.

6. Si vous voulez annexer un fichier, tel qu’une brochure de vente, une image ou des documents complémentaires, sélectionnez Pièce jointe , puis Téléverser fichiers et cherchez le fichier voulu.

7. Choisissez l'une des options suivantes :

   • Enregistrer. Pour enregistrer le devis.

   • Enregistrer et envoyer. Pour enregistrer le devis et l'envoyer par courriel. La fenêtre Envoyer le devis par courriel s'ouvre. Si une adresse de courriel figure dans l'enregistrement du client, celle-ci est affichée dans la case À. Vous pouvez entrer des adresses de courriel supplémentaires séparées par un point-virgule.

     Les devis de Comptabilité se trouvent en ligne, ce qui signifie que vos clients reçoivent un lien hypertexte dans le courriel qui leur permet d'accéder à leur devis de vente. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent vérifier le devis de vente, l'enregistrer au format PDF ou l’imprimer à partir de leur navigateur web. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure le fichier PDF du devis dans le courriel.

     Vous pouvez aussi modifier la ligne d'objet, le corps du courriel dans le champ Message ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer le devis de vente.

   • Enregistrer et imprimer. Pour enregistrer le devis et l'imprimer. Le devis s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez choisir d'enregistrer ou d'imprimer le devis dans le menu Fichier de votre navigateur.
   • Enregistrer et nouveau. Permet d'enregistrer le devis en cours et d’en créer un nouveau.

Pour enregistrer le devis comme ébauche, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche avant d'enregistrer le devis. Vous pouvez utiliser cette option si vous n'êtes pas prêt à envoyer le devis à votre client. Lorsque vous êtes prêt à l'envoyer, ouvrez l'ébauche de devis, apportez toute modification nécessaire et décochez la case, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous choisissez d'imprimer le devis ou de l'envoyer par courriel, la mention Oui s'affiche dans la colonne Émis de la page Devis et estimations et le devis est en attente jusqu'à ce que le client l'accepte ou le refuse. Une fois le devis accepté ou refusé, vous pouvez convertir le devis en facture ou le marquer comme Refusé.

Pour faire le suivi des devis

Pour vous aider à gérer et faire le suivi des devis de vente que vous créez, vous pouvez consulter des détails tels que la date de création du devis, si il a été envoyé par courriel ou imprimé et si vous avez converti le devis en facture.

Note: Vous pouvez seulement consulter la frise chronologique des devis créés après le 01/03/2019.

1. Accédez au menu Ventes, puis sélectionnez Devis et estimations de vente.
2. Sélectionnez un devis créé après le 01/03/2019.
3. Pointez votre curseur sur les options suivantes pour afficher les détails :

État	Détails
Créé	Indique la date et l’heure de création du devis.
Envoyé	Envoyé comme PDF. Indique que le document a été envoyé manuellement. Si vous envoyez le devis par courriel, l’état change pour indiquer qu’il a été envoyé par courriel. Envoyé par courriel. Indique l’adresse ou les adresses courriel du client, ainsi que la date et l’heure d'envoi du courriel pour toutes les adresses courriel indiquées dans les lignes À et Cc. * Vert. Indique qu'au moins un courriel a été envoyé. * Rouge. Apparaît si l'un des courriels n'a pas pu être envoyé. Vous devez rafraichir cette page pour mettre à jour cet état.
Consulté	Indique l’adresse courriel et la date à laquelle le client a lu le courriel. Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure en pièce jointe dans la fenêtre d’envoi par courriel. Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les courriels, l’état Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté le devis de vente, même si l’état n’a pas changé. Pour utiliser l’état Consulté, vous devez envoyer le devis par courriel quand vous le créez ou quand vous cliquez sur le devis particulier. Il n'est pas possible d'assurer un suivi de cet état lorsque vous l’envoyez par courriel depuis la page Estimations et devis de vente.
État	Facturé. Indique la date et l’heure à laquelle une facture a été créée à partir du devis. Expiré. Si le devis a une date d’expiration, la date et l’heure d'expiration sont indiquées dans ce champ. Refusé. Indique la date et l’heure à laquelle le client a refusé votre devis.

Pour modifier un devis

Si vous devez modifier le devis, vous devriez le faire avant de le convertir en facture. Si vous avez déjà converti le devis, vous devez annuler la facture avant de pouvoir modifier le devis.

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur le devis voulu.
3. Cliquez sur Modifier et apportez les modifications voulues.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le devis de vente affiche désormais les nouvelles valeurs. Si le devis avait été refusé, son état passe alors à En attente.

Pour convertir un devis en facture

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur le devis voulu pour l’ouvrir.
3. Cliquez sur Créer facture. Le devis est converti en facture et apparaît sure la page Nouvelle facture.
4. Vous pouvez modifier les informations selon les besoins. Par exemple, le client pourrait vouloir rectifier la quantité d'articles commandés.

L'état du devis indique Facturé et la facture s'affiche dans la liste de factures. La liste de devis de vente affiche le numéro de la facture créée à partir du devis. Vous pouvez accéder directement à la facture à partir du devis en cliquant sur le lien du numéro de facture. La facture a aussi un lien qui indique le devis à partir duquel elle a été créée. Si vous annulez la facture, le lien est supprimé.

Pour marquer un devis comme refusé

Note: Vous ne pouvez pas refuser une ébauche de devis. Si le devis est à l'état d'ébauche, vous devez d'abord ouvrir le devis, décocher la case Enregistrer comme ébauche, puis l'enregistrer.

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur le devis voulu.
3. Sur la droite, cliquez sur Marquer comme refusé.

Le devis reste sur la liste mais son état indique Refusé. Si le client change d'avis et décide d'accepter le devis, vous pouvez le réactiver en ouvrant le devis et en cliquant sur Enregistrer. L'état de l'estimation repasse alors à En attente et vous pouvez au besoin la convertir en facture.