À propos de la gestion des utilisateurs

Si plusieurs personnes travaillent pour votre entreprise, vous pouvez les inviter à utiliser Comptabilité. Cela permet aux employés d'effectuer des tâches liées à leurs fonctions et qui correspondent au rôle de sécurité que vous leur attribuez. Par exemple, les représentants commerciaux peuvent créer des devis et des factures, mais ne peuvent pas consulter les données financières. À l'inverse, un comptable peut avoir accès à toutes les opérations et informations financières. Avant d’envoyer l’invitation, vous devez choisir un rôle de sécurité pour chaque personne concernée.

Envoyer des invitations

Quand vous envoyez des invitations :

Le nombre d‘invitations que vous pouvez envoyer est illimité.
Ajouter des utilisateurs n’implique pas de coût supplémentaire.
Plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps sans affecter les performances du programme.
Seul le propriétaire de l'entreprise peut inviter des utilisateurs. Le propriétaire est la personne qui s'est initialement inscrite à Comptabilité et qui a un accès complet au service.

Pour inviter un nouvel utilisateur

Cliquez sur Paramètres.
Dans la section Personnalisation, cliquez sur Gestion des utilisateurs.
Cliquez sur Inviter utilisateur.
Dans le champ Adresse électronique, saisissez l'adresse courriel de l'utilisateur.
Si l'utilisateur est un gestionnaire du système, sélectionnez la case Administrateur système.
Important! Sélectionnez cette case uniquement si vous voulez que l'utilisateur puisse avoir accès à toutes les sections. Un gestionnaire du système peut avoir accès à Gestion des utilisateurs, configurer de nouveaux utilisateurs et modifier les droits d'accès des utilisateurs existants.

Dans la liste Rôle, sélectionnez le rôle de l'utilisateur.

Vous pouvez assigner un des rôles suivants aux utilisateurs :

Accès total	L'utilisateur a accès à toutes les options.
Lecture seule	L'utilisateur peut consulter des données, mais il ne peut ni saisir ni modifier les détails.
Accès restreint	L'utilisateur peut entrer des devis, factures, notes de crédit, paiements et encaissements. Par défaut, un utilisateur avec accès restreint ne peut pas modifier, supprimer ni annuler des transactions et n'a pas accès aux zones Corrections ou Paramètres.
Accès non autorisé	L’utilisateur n’a accès à aucune fonctionnalité.
Personnalisé	Cette option apparaît automatiquement si vous sélectionnez différents niveaux d'accès pour différentes fonctionnalités. Par exemple, vous pourriez vouloir qu'un utilisateur bénéficie de l'accès total aux ventes, mais qu'il n'aie pas accès aux opérations bancaires.

L’accès total est nécessaire pour :

Modifier les préférences commerciales et de factures.
Saisir des journaux et apporter des corrections.
Rapprocher un compte bancaire.
Consulter les rapports d'exploitation.
Accéder aux enregistrements bancaires.
Consulter les soldes bancaires.

Pour définir différents niveaux d'accès selon les fonctions, cliquez sur Droits d'accès avancés, puis sélectionnez un niveau d'accès pour chacune des fonctions.
Cliquez sur Enregistrer. Le système envoie un courriel contenant un lien hypertexte d’activation à l’adresse que vous avez indiquée.

Lorsque l’utilisateur s’inscrit pour la première fois, il doit créer un mot de passe et sélectionner des questions de sécurité. De plus, la colonne Activé est cochée dans la page Gestion des utilisateurs. Pour inviter un autre utilisateur, cliquez de nouveau sur Inviter utilisateur.

Pour modifier un utilisateur existant

Cliquez sur Paramètres.
Dans la section Personnalisation, cliquez sur Gestion des utilisateurs.
Cliquez sur l’utilisateur pour lequel vous voulez modifier les droits d’accès.
Modifiez les droits de l'utilisateur au besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

Droits d'accès avancés

Ventes

Lecture seule	L'utilisateur peut afficher les écritures, mais ne peut pas les modifier.
Accès restreint	L’utilisateur peut : Saisir des factures et des notes de crédit, mais ne peut pas les annuler. Modifier ou supprimer les brouillons de facture uniquement.
Accès total	L'utilisateur possède les mêmes autorisations que pour un accès restreint et peut modifier ou annuler des factures et des notes de crédit.

Restrictions

Pour enregistrer un paiement sur une facture, l'utilisateur doit disposer de l'accès restreint ou total à la zone Banque.
Les utilisateurs non autorisés ou disposant d'un accès en lecture seule aux contacts peuvent sélectionner un contact lors de la création d'une facture ou d'une note de crédit. Ils peuvent écraser manuellement l'adresse, mais cette opération ne modifie pas l'adresse enregistrée du contact.
Les utilisateurs ont la possibilité de sélectionner des produits ou services pour une facture ou une note de crédit, mais ils ne peuvent pas créer de nouveaux enregistrements à partir de la facture.

Achats

Lecture seule	L'utilisateur peut afficher les écritures, mais ne peut pas les modifier.
Accès restreint	L’utilisateur peut : Saisir des factures et des notes de crédit mais pas les annuler. Modifier ou supprimer les brouillons de facture uniquement.
Accès total	L'utilisateur possède les mêmes autorisations que pour un accès restreint et peut modifier ou annuler des factures et des notes de crédit.

Restrictions

Pour enregistrer un paiement sur une facture, l'utilisateur doit disposer de l'accès restreint ou total à la zone Banque.
Les utilisateurs non autorisés ou disposant d'un accès en lecture seule aux contacts peuvent sélectionner un contact lors de la création d'une facture ou d'une note de crédit. Ils peuvent écraser manuellement l'adresse, mais cette opération ne modifie pas l'adresse enregistrée du contact.
Les utilisateurs ont la possibilité de sélectionner des produits ou services pour une facture ou une note de crédit, mais ils ne peuvent pas créer de nouveaux enregistrements à partir de la facture.

Contacts

Lecture seule	L'utilisateur peut afficher les détails des contacts mais pas les modifier.
Accès restreint	L'utilisateur peut ajouter ou modifier les détails de contacts.
Accès total	L'utilisateur possède les mêmes autorisations que pour l'accès restreint et peut : Ajouter ou modifier des contacts. Envoyer des relevés. Supprimer des contacts.

Note:

Quels que soient les paramètres de rôle ou de droit d'accès, vous ne pouvez pas supprimer un contact comportant des transactions.

Restrictions

Les utilisateurs ne possédant aucun accès à Ventes, Achats ou Banque peuvent consulter l'activité des clients mais pas les détails des transactions.

Produits et services

Lecture seule	L’utilisateur peut voir : Tous les enregistrements de produit (type stock et non géré en stock). Tous les enregistrements de service. La liste Catégorie. Les ajustements de stock existants.
Accès restreint	L’utilisateur peut : Saisir et modifier tous les enregistrements de produit (type stock et non géré en stock), mais pas les supprimer ni modifier les prix. Saisir et modifier tous les enregistrements de service, mais pas les supprimer ni modifier les prix. Saisir, modifier et supprimer des catégories. Créer de nouveaux ajustements de stock.
Accès total	L’utilisateur peut : Saisir, modifier et supprimer tous les enregistrements de produit (type stock et non géré en stock). Saisir, modifier et supprimer tous les enregistrements de service. Modifier les prix. Saisir, modifier et supprimer des catégories. Créer et modifier des ajustements de stock.

Restrictions

Les niveaux d'accès aux autres zones n'ont pas de répercussions.

Banque

Lecture seule	L'utilisateur peut afficher toutes les écritures mais pas les éditer ni saisir de nouvelles transactions.
Accès restreint	L'utilisateur peut saisir des paiements, des encaissements et des virements bancaires.
Accès total	L’utilisateur peut : Saisir des paiements, des encaissements et des virements bancaires. Rapprocher de comptes bancaires. Réaliser un versement bancaire depuis le compte de caisse. Accéder aux enregistrements bancaires. Consulter les soldes des comptes bancaires.

Restrictions

Si les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux zones :

Ventes, Achats ou Corrections, ils peuvent afficher l'activité bancaire mais pas les détails des transactions.
Contacts, ils peuvent sélectionner un contact lors de l'enregistrement de paiements ou d'encaissements mais pas afficher l'enregistrement de contact enregistré.

Corrections

Lecture seule	L'utilisateur peut consulter les journaux et les corrections, mais il ne peut pas les modifier.
Accès restreint	L'utilisateur ne peut pas accéder à la zone Corrections.
Accès total	L'utilisateur peut créer, modifier, supprimer et administrer les journaux et apporter des corrections.

Restrictions

Les niveaux d'accès aux autres zones n'ont pas de répercussions.

Rapports

Lecture seule	L'utilisateur peut afficher tous les rapports.
Accès restreint	L’utilisateur : Peut voir les rapports des clients et fournisseurs en fonction du niveau d'accès aux zones Ventes et Achats. Ne peut pas accéder aux rapports de gestion.
Accès total	L'utilisateur peut afficher tous les rapports.

Restrictions

Pour afficher :

Les rapports de gestion, les utilisateurs doivent bénéficier de l'accès en lecture seule ou de l'accès total.
Les rapports de clients (p. ex. Comptes clients), les utilisateurs doivent avoir accès à la zone Ventes.
Les rapports de fournisseurs (p. ex. Comptes fournisseurs), les utilisateurs doivent avoir accès à la zone Achats.

Paramètres

Lecture seule	L'utilisateur peut afficher tous les paramètres sauf les paramètres utilisateur
Accès restreint	L'utilisateur ne peut pas accéder aux paramètres.
Accès total	Si l'utilisateur dispose d’un accès total et qu’il est également un administrateur système, il peut modifier tous les paramètres sauf les paramètres de service et les paramètres de facturation. Si l'utilisateur dispose d’un accès total mais qu’il n'est pas un administrateur système, il peut uniquement modifier les paramètres utilisateur.

Restrictions

Seul le propriétaire de l'entreprise peut modifier tous les paramètres (y compris les paramètres de service et les paramètres de facturation).