Types d'analyse

Vous pouvez créer des catégories d’analyses afin de catégoriser les données lorsqu’elles sont saisies. Vous pouvez ensuite filtrer vos rapports selon les types d’analyses comme les départements, projets, emplacements, clients ou produits. Vous obtenez ainsi une analyse détaillée de vos comptes.

Il existe deux types d’analyses : Transaction et Groupe.

Quelle est la différence?

Les analyses de type Transaction sont utilisées pour les données transactionnelles, comme les factures et les paiements. Les analyses de type Groupe sont utilisées pour les données enregistrées, telles que les clients, fournisseurs, produits et services.

Quand utiliser le type d’analyse Transaction

Vous pouvez créer des types d’analyses de transaction quand vous voulez catégoriser des données de transactions. Ainsi, imaginons que vous voulez ajouter une catégorie Fournitures de bureau ou Équipements à l’analyse de transaction Service. Cela vous permet de choisir l’une de ces options quand vous créez une opération pour ce type d’articles dans une facture de ventes. Vous pouvez ensuite appliquer un filtre à un rapport selon le type d’analyse Service pour afficher les données catégorisées comme Fournitures de bureau ou Équipements.

Vous ne pouvez pas appliquer de types d’analyses aux transactions bancaires, aux transactions de comptes clients ou aux transactions de comptes fournisseurs.

Les types d’analyses par défaut suivants sont disponibles (vous pouvez changer leurs noms si vous le souhaitez) :

  • Service
  • Centre de coûts
  • Projet

Vous pouvez aussi filtrer le rapport Grand livre par type d’analyse de transaction ou cliquer sur Plus au dessus d’un rapport pour afficher les filtres Type d’analyse et Catégorie d’analyse.

Quand utiliser les types d’analyses de groupes

Vous pouvez créer des types d’analyses de groupe afin de catégoriser vos clients, fournisseurs, produits et services. Vous pouvez, par exemple, regrouper vos fournisseurs par région. Vous pouvez ensuite appliquer un filtre à un rapport afin de voir la rentabilité régionale par fournisseur. Vous pouvez également créer des types d’analyses pour regrouper vos produits et services.

Les types d’analyses de groupes suivants sont disponibles (vous pouvez changer leurs noms si vous le souhaitez) :

  • Groupe de clients
  • Groupe de fournisseurs
  • Groupe de produits

Vous pouvez filtrer les rapports par type d’analyse de groupe :

  • Balance âgée fournisseurs
  • Balance âgée clients
  • Analyse de rentabilité
  • Encaissements et paiements non ventilés
  • Registre des ventes
  • Registre des achats

Cliquez sur Plus au dessus d’un rapport pour afficher les filtres Type d’analyse et Catégorie d’analyse.

Configurer des types d’analyses

Pour configurer des types d’analyses de transactions ou de groupes :

  • 1. Allez dans Paramètres.
  • 2. Dans Paramètres financiers, cliquez sur Types d’analyses. La page ouvre par défaut la page Analyse de transaction. Au besoin, cliquez sur l’onglet Analyse de groupe pour configurer les types d’analyses de groupe.
  • 3. Sélectionnez un type d’analyse à gauche et, au besoin, cliquez dessus pour changer le nom du type d’analyse.
  • 4. Au besoin, ajoutez, modifiez ou supprimez des catégories pour le type d’analyse.

Si une catégorie a déjà été utilisée sur une transaction ou un enregistrement, une coche s’affiche dans la colonne Utilisé. Vous ne pouvez pas supprimer une catégorie si elle est en cours d’utilisation. Si une catégorie a été utilisée pour une transaction, nous vous conseillons de changer son nom en indiquant par exemple « non utilisé ». S’il s’agit d’une catégorie de groupe, vous pouvez la supprimer de l’enregistrement concerné, puis l’effacer.

  • 5. Dans la section Zones actives pour ce type d’analyse, indiquez les zones dans lesquelles vous voulez que le type d’analyse soit sélectionnable, puis cliquez sur Enregistrer.

Répétez les étapes ci-dessus pour tous les autres types d’analyse que vous voulez créer.

Sélectionner les catégories des types d’analyses de transactions

Une fois les types d’analyses de transactions configurés, vous devez suivre ces étapes pour pouvoir les utiliser dans les transactions.

  • 1. Créez une transaction (par exemple une facture de vente ou une note de crédit sur vente).
  • 2. Cliquez sur les doubles flèches à droite de la colonne Total d’une ligne de transaction.

Pour les Autres transactions ou journaux, les types d’analyses de transactions sont affichés sous forme de colonne.

  • 3. Dans le menu déroulant, sélectionnez la catégorie voulue pour la ligne en question.
  • 4. Remplissez les champs souhaités, puis cliquez sur Enregistrer.

Sélectionner les catégories des types d’analyses de groupe

L’option Analyse est disponible uniquement si vous avez déjà créé des groupes d’analyse.

Pour sélectionner un type d’analyse de groupe pour un contact :

Vous pouvez cliquer sur Plus au dessus de la liste des clients ou fournisseurs pour afficher les filtres Type d’analyse et Catégorie d’analyse.

  • 1. Allez dans Contacts et cliquez sur Clients ou Fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur un de vos contacts ou cliquez sur Nouveau (Client ou Fournisseur).
  • 3. Cliquez sur l’onglet Options.
  • 4. Dans Types d’analyse, cliquez sur le lien Ajouter pour chaque type que vous voulez ajouter.
  • 5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour sélectionner un type d’analyse pour un nouveau produit ou service :

Pour filtrer la liste selon le type d’analyse, cliquez sur Filtre en haut de la liste des produits et services. Sélectionnez Stock, Produit ou Service dans le champ Type afin d’afficher les champs Type d’analyse et Catégorie d’analyse.

  • 1. Accédez au menu Produits et services.
  • Cliquez sur un de vos articles puis sur Modifier pour ouvrir la fenêtre Créer un article.
    ou
  • Cliquez sur Nouvel article pour ouvrir la fenêtre Créer un article.
  • 2. Dans la section Informations supplémentaires, choisissez les catégories qui correspondent à l’article.
  • 3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une catégorie d’analyse

Vous ne pouvez pas supprimer une catégorie si elle est en cours d’utilisation. Si elle a été utilisée pour une transaction, nous vous conseillons de changer son nom en indiquant par exemple « non utilisée ». S’il s’agit d’une catégorie de groupe, vous devez d’abord passer la sélection de catégorie de groupe dans l’enregistrement à Aucun, puis suivre les étapes suivantes.

  • 1. Allez dans Paramètres.
  • 2. Dans Paramètres financiers, cliquez sur Types d’analyses.
  • 3. Dans l’onglet Analyse de transaction ou Analyse de groupe, sélectionnez le type d’analyse concerné.
  • 4. Cliquez Supprimer en regard de la catégorie à supprimer.
  • 5. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous voulez empêcher l’utilisation d’un type d’analyse, décochez les cases dans la section Zones actives pour ce type d’analyse, puis cliquez sur Enregistrer.