Ajouter et gérer des contacts

Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients ou les mêmes fournisseurs, vous pouvez créer des enregistrements de contacts. Cela vous permet de gagner du temps lorsque vous saisissez des ventes et des achats, et vous aide à faire le suivi des personnes qui vous doivent de l’argent et de ceux à qui vous en devez.

Pour accélérer la saisie des données, vous pouvez aussi importer vos contacts.

Pour créer un nouveau contact

  • 1. Cliquez sur l’onglet Contacts.
  • 2. Cliquez Nouveau client ou Nouveau fournisseur.
  • 3. Remplissez les informations suivantes :
Raison sociale La raison sociale du contact.
Nom du contact Le nom du contact.
Référence Une référence du contact.
Courriel L’adresse courriel du contact.
Mobile Le numéro de mobile du contact.
Téléphone Le numéro de téléphone du contact.
  • 4. Cliquez sur l’onglet Détails du compte et remplissez les champs suivants :
Taux de taxation Sélectionnez le taux de taxation du contact dans la liste déroulante.
Compte par défaut Si le contact est un client, sélectionnez un compte de vente du grand livre par défaut. Pour les fournisseurs, sélectionnez un compte d’achat du grand livre par défaut. Le compte par défaut est utilisé lorsque vous créez des factures, des notes de crédit, des saisies rapides et des devis de vente.

Remarque : Si vous utilisez des produits et des services, lorsque vous ajoutez ces éléments à une facture, le compte du grand livre de produits ou services par défaut est utilisé à la place.
Prix par défaut Uniquement pour les clients. Choisissez le niveau de prix du produit voulu pour le client. Par exemple, Prix de vente, Prix marchand ou Prix de gros. Vous pouvez les configurer dans vos Paramètres par défaut.
  • 5. Cliquez sur Adresse de livraison et cochez ou décochez la case Adresse de facture.
  • 6. Cliquez sur Détails des paiements et remplissez les champs suivants :
Limite de crédit déterminée Cochez la case Limite de crédit définie et entrez la valeur de la limite de crédit. La limite de crédit est affichée dans les rapports chronologiques comptes clients et comptes fournisseurs.
Modalités de crédit déterminées Cochez la case Modalités de crédit déterminées et entrez le nombre de jours de crédit dont ce contact disposera.

Conseil : Si le contact est un client, vous pouvez aussi entrer des modalités et conditions personnalisées. Celles-ci apparaissent sur les factures que vous envoyez à votre client.
Nom du compte Entrez le nom du compte bancaire de votre contact.
ABA/Numéro d’acheminement Entrez le numéro d’acheminement de sa banque.
Numéro de compte Entrez son numéro du compte bancaire.
  • 7. Cliquez sur Remarques et entrez toute remarque que vous voulez enregistrer pour le contact.
  • 8. Cliquez sur Analyse. Si vous avez créé des groupes d’analyse, choisissez les groupes que vous voulez assigner à ce contact.
  • 9. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez désormais utiliser cet enregistrement lors de la saisie de transactions.

Pour consulter ou modifier un contact

  • 1. Cliquez sur Contacts et cliquez sur le contact voulu.

Pour trouver rapidement un contact, entrez la raison sociale dans la case de recherche.

  • 2. Modifiez les détails au besoin.
  • 3. Pour changer une adresse ou un contact, cliquez sur l’onglet Adresses et modifiez les informations voulues.

Lorsque vous entrez une adresse, vous pouvez choisir parmi plusieurs types d’adresse. Par exemple, vous pourriez vouloir utiliser une adresse pour les livraisons et une adresse différente pour la facturation. Si vous choisissez Livraison, l’adresse de livraison apparaît directement sur la facture. Vous pouvez entrer autant de types d’adresse que vous voulez.

Pour ajouter un autre contact pour cette adresse, cliquez sur Ajouter contact et remplissez les informations voulues. Pour ajouter une adresse supplémentaire, cliquez sur Ajouter adresse > remplissez les informations relatives à l’adresse et au contact. Pour changer l’adresse ou le contact par défaut, cochez la case Adresse principale? ou Contact principal? pour l’option correspondante.

Les contacts d’adresse sont liés à leurs adresses. Si vous supprimez une adresse, tous les contacts associés à cette adresse seront aussi supprimés.

  • 4. Pour ajouter ou modifier des informations de paiement, cliquez sur l’onglet Détails de paiement.
  • 5. Pour ajouter ou modifier des informations générales concernant l’entreprise, vérifier les options du client pour les relevés bancaires ou pour mettre à jour le statut de fournisseur 1099 d’un fournisseur et/ou son numéro de taxe, cliquez sur l’onglet Options.

Si le contact est un fournisseur, vous pouvez actualiser son statut de fournisseur 1099 et/ou son numéro de taxe.

Si le contact est un client, vérifiez que l’information présente dans la section Exécutions des relevés soit correcte. Par défaut, la méthode utilisée pour envoyer les relevés clients est Par la poste (PDF généré), mais vous pouvez la changer au besoin. Pour changer un des détails, cliquez sur le bouton Modifier, apportez les modifications voulues, puis cliquez sur Enregistrer. Toutes les modifications réalisées seront appliquées aux exécutions de relevés futures du client.

  • 6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un contact

Vous ne pouvez plus supprimer un enregistrement de contact une fois que vous l’avez utilisé pour traiter des transactions. À la place, et pour éviter toute confusion, nous vous conseillons de passer le nom du contact à Ne pas utiliser.

  • 1. Si un enregistrement de contact n’est associé à aucune transaction, sélectionnez la case adjacente au contact et cliquez sur Supprimer.
  • 2. Cliquez sur Oui.