Enregistrements de contacts

Vous pouvez utiliser des enregistrements de contacts pour faire le suivi des ventes faites aux clients et des achats effectués auprès des fournisseurs. Pour visualiser l’enregistrement d’un contact, cliquez sur le contact dans la liste Contacts.

Lorsque vous visualisez un enregistrement de contact particulier, vous pouvez :

  • Modifier les détails du contact.
  • Consulter les détails des transactions de ce contact.
  • Enregistrer les paiements que vous recevez ou que vous versez à des clients ou fournisseurs particuliers en utilisant l’option de création rapide.
  • Gérer les relevés de vos clients et fournisseurs.
  • Ventiler des notes de crédit indépendantes ou des acomptes à des factures impayées.
  • Modifier les modalités de paiement par défaut de vos contacts. Vous pouvez aussi entrer des modalités et conditions spécifiques pour chaque contact, ainsi que définir une limite de crédit. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut au moment de créer des factures ou notes de crédit.
  • Exporter les détails de votre client ou fournisseur à l’aide de la barre d’outil d’action.

Les modalités et conditions particulières apparaissent dans le bas des factures de vente que vous créez pour chaque client.

Onglet Activité

L’onglet Activité présente les détails des transactions que vous entrez pour ce contact. Vous pouvez :

  • Chercher des transactions par référence ou valeur.
  • Consulter des transactions pour une plage de dates que vous spécifiez.
  • Utiliser la liste Type pour visualiser des types de transaction particuliers.
  • Consulter ou modifier des détails de transactions et de ventilations aux comptes.
  • Gérer vos relevés et ventilations.

Vous pouvez aussi utiliser la barre d’outils Action pour imprimer, envoyer par courriel ou exporter la liste de transactions.

La barre d’outils d’action apparaît lorsque vous sélectionnez une ou plusieurs transactions.

  • 1. Cochez la case adjacente à la transaction concernée.

Pour sélectionner rapidement toutes les transactions, sélectionnez la case située en haut à gauche de la grille.

  • 2. Indiquez si vous voulez imprimer, envoyer par courrier électronique ou enregistrer le fichier au format PDF ou CSV.

Onglet Contacts et adresses

Au besoin, vous pouvez modifier les détails de l’adresse principale et du contact. Vous pouvez aussi entrer plusieurs adresses (par exemple vous pourriez vouloir entrer une adresse de livraison et une adresse du siège social). Au besoin, vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque adresse. Les contacts sont liés à l’adresse et si vous supprimez l’adresse, les contacts qui y sont associés sont également supprimés.

Onglet Détails de paiement

À cet onglet, vous pouvez enregistrer vos modalités de paiement et les informations bancaire du contact. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier, entrez les informations voulues, puis cliquez sur Enregistrer.

Options

Détails du compte

Cette section montre les détails du compte du client, y compris sa catégorie et ses modalités de paiement par défaut. Vous pouvez aussi signaler les fournisseurs 1099 et ajouter leur numéro de taxe aux fins de déclaration.

Pour changer un des détails, cliquez sur le bouton Modifier, apportez les modifications voulues, puis cliquez sur Enregistrer.

Exécutions des relevés

Cette section s’affiche seulement si le contact est un client. Elle présente les informations suivantes :

Si des relevés sont envoyés au client
Si les relevés sont imprimés ou envoyés par courriel
Contact et adresse

Pour changer un des détails, cliquez sur le bouton Modifier, apportez les modifications voulues, puis cliquez sur Enregistrer. Toutes les modifications réalisées seront appliquées aux exécutions de relevés futures du client.

Notes

Vous pouvez utiliser cet onglet pour entrer toute note que vous voulez ajouter pour ce contact. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier, entrez les notes, puis cliquez sur Enregistrer.