Importer vos contacts

Si vous traitez régulièrement avec les mêmes clients et fournisseurs, vous pouvez soit créer manuellement des enregistrements ou, pour gagner du temps, vous pouvez importer vos contacts à l’aide de fichiers CSV (valeurs séparées par une virgule).

Les fichiers CSV sont des fichiers au format Windows standard que d’autres logiciels peuvent utiliser. Ces fichiers servent souvent à transférer des informations entre différents logiciels tels que Sage et Microsoft Excel.

Pour enregistrer un fichier Excel sous CSV (à partir du classeur), ouvrez le menu Fichier et sélectionnez Enregistrer sous. Choisissez d’enregistrer sous CSV (Séparé par des virgules)(*.csv).

Pour vous aider à importer vos contacts, nous avons créé un modèle CSV que vous pouvez télécharger à partir du lien ci-dessous ou dans le cadre des importations de routine. Le modèle de fichier CSV inclut un exemple de ce que vous devez saisir dans chaque colonne. Pour télécharger le modèle, cliquez sur le lien ci-dessous ou suivez les étapes 1 à 5 de la section Pour importer vos enregistrements de contacts. Si vous voulez en savoir plus sur le format de fichier CSV, consultez la section ci-dessous.

Si vous voulez importer aussi bien des clients que des fournisseurs, vous devez créer un fichier CSV pour vos clients et un autre pour vos fournisseurs. La taille de fichier maximale que vous pouvez importer est de 0.5Mo.

Format de fichier CSV pour les contacts

Pour importer vos enregistrements de contacts, le fichier CSV doit être au format suivant :

Pour garantir que vos données soient correctement importées, vous devez inclure une ligne d’en-tête dans votre fichier CSV, en utilisant les mêmes en-têtes que dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Colonne Nom du champ Type Obligatoire Notes
A Référence Alphanumérique Oui 10 caractères maximum. Doit être unique pour cet enregistrement.
B Raison sociale Alphanumérique Oui Entrez la raison sociale du contact.
C Devise Alphanumérique Non Il s’agit du code de devise, par exemple, USD est le code du dollar américain et CAD est le code du dollar canadien. Laissez en blanc pour utiliser la devise par défaut.

Remarque : Pour importer une devise étrangère, vous devez d’abord activer les transactions en devises étrangères.
D Limite de crédit Alphanumérique Non Limite de crédit du contact.
E Type (adresse principale) Alphanumérique Non Laissez en blanc pour utiliser l’option Livraison par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes :

* Livraison
* Comptes
* Ventes
* Achats
F Ligne 1 (adresse principale) Alphanumérique Non Ligne d’adresse 1 de l’adresse principale du contact. 50 caractères maximum.
G Ligne 2 (adresse principale) Alphanumérique Non Ligne d’adresse 2 de l’adresse principale du contact. 50 caractères maximum.
H Ville (adresse principale) Alphanumérique Non Ville de l’adresse principale du contact. 50 caractères maximum.
I État/Province (adresse principale) Alphanumérique Non État (E.U.) ou province (Canada) de l’adresse principale du contact. 50 caractères maximum.
I Code postal (adresse principale) Alphanumérique Non Code postal de l’adresse principale du contact. 10 caractères maximum.
K Pays (adresse principale) Alphanumérique Non Il s’agit du code du pays, par exemple US pour les États-Unis et CA pour les Canada. 2 caractères maximum.
L Nom du contact principal Alphanumérique Oui Entrez le nom de la personne-ressource pour cette entreprise. Sinon, laissez en blanc pour utiliser l’option Contact principal par défaut.
M Téléphone du contact principal Numérique Non Numéro de téléphone du contact. 50 caractères maximum.
N Type de contact principal Alphanumérique Non Sélectionnez le type de contact – Entrepreneur, Employé, Autres, Comptes, Ventes ou Achats. Laissez en blanc pour utiliser l’option de Comptes par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes :

* Entrepreneur
* Employé
* Autres
* Comptes
* Ventes
* Achats
O Mobile du contact principal Numérique Non 50 caractères maximum.
P Courriel du contact principal Alphanumérique Non Utilisez ce format – courriel@courriel.com.
Q Fax du contact principal Numérique Non 50 caractères maximum.
R Type adresse 2 Alphanumérique Non Laissez en blanc pour utiliser l’option Livraison par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes :

* Livraison
* Comptes
* Ventes
* Achats
S Ligne 1 adresse 2 Alphanumérique Non Ligne 1 adresse 2. 50 caractères maximum.
T Ligne 2 adresse 2 Alphanumérique Non Ligne 2 adresse 2. 50 caractères maximum.
U Ville (adresse 2) Alphanumérique Non Ville (adresse 2). 50 caractères maximum.
V État/Province (adresse 2) Alphanumérique Non État (E.U.) ou province (Canada) (adresse 2). 50 caractères maximum.
W Code postal (adresse 2) Alphanumérique Non Code postal (adresse 2). 10 caractères maximum.
X Pays (adresse 2) Alphanumérique Non Il s’agit du code du pays, par exemple US pour les États-Unis et CA pour les Canada. 2 caractères maximum.
Y Compte du grand livre Numérique Non Laissez en blanc pour utiliser le compte du grand livre par défaut.

Conseil : Pour les clients, le compte de vente du grand livre par défaut est 4000 et pour les fournisseurs, le compte d’achat du grand livre par défaut est 7200. Vous pouvez vérifier vos codes de compte du grand livre dans Paramètres > Paramètres de Comptabilité > Plan comptable.
Z Modalités de paiement Numérique Non Le nombre de jours de crédit dont dispose ce contact. Laissez en blanc pour utiliser les modalités de paiement par défaut.
AA Notes Alphanumérique Non 500 caractères maximum.
AB Nom du compte bancaire Alphanumérique Non Entrez le nom du compte bancaire du contact. 50 caractères maximum.
AC Numéro du compte bancaire Numérique Non 25 caractères maximum.

Pour importer vos enregistrements de contacts

  • 1. Cliquez sur l’onglet Contacts.
  • 2. Ouvrez le menu déroulant Nouveau client ou Nouveau fournisseur et sélectionnez l’option Importer.
  • 3. Au besoin, téléchargez le modèle.

En fonction de votre navigateur, un des cas de figure suivants se présente :

  • Le fichier s’ouvre dans Microsoft Excel.
  • Le fichier est automatiquement téléchargé dans votre dossier Téléchargements. Allez à votre dossier Téléchargements et ouvrez le fichier.
  • Vous êtes invité à ouvrir ou enregistrer le fichier. Cliquez sur Ouvrir.

Si vous avez déjà créé un fichier CSV sans utiliser le modèle, vous devez télécharger le modèle et vérifier que le format du fichier soit correct, y compris la ligne d’en-tête. Si le format n’est pas correct, l’importation pourrait échouer. Si le format de votre fichier n’est pas correct, avant de continuer, vous devriez le changer pour qu’il corresponde à celui du modèle.

  • 4. Entrez les informations requises dans le fichier CSV.

Le modèle montre des exemples de ce que vous devez entrer. Vous devez effacer ces lignes d’exemples avant d’importer vos enregistrements. Ne changez pas les en-têtes des colonnes.

  • 5. Enregistrez le fichier CSV à l’endroit voulu, par exemple votre bureau Windows.
  • 6. Dans Comptabilité, cliquez sur Téléverser et naviguez jusqu’à l’endroit où vous avez enregistré votre fichier CSV.
  • 7. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
  • 8. Cliquez sur Téléverser.

Vous ne pouvez pas utiliser Comptabilité pendant le téléversement des données.

Si pour une raison quelconque le téléversement échoue, un message vous indique la raison de l’échec. Dans ce cas, essayez de corriger les erreurs, puis réessayez de téléverser le fichier CSV. Pour en savoir sur le format dans lequel doit être le fichier, consultez la section précédente Format du fichier de contacts CSV.

  • 9. Cliquez sur OK.

Vous avez correctement importé vos contacts et ils apparaissent sur la liste de contacts. Si ces contacts ont des soldes d’ouverture, vous pouvez les entrer manuellemet dans Paramètres de Comptabilité ou vous pouvez les importer.

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous pouvez aussi importer vos produits et services.