La liste de contacts

La liste Contacts affiche tous vos contacts. Vous pouvez la consulter en cliquant sur Contacts. Si vous voulez afficher uniquement les clients ou les fournisseurs, ouvrez le menu Contacts et sélectionnez l’option voulue pour filtrer la liste.

À partir de l’onglet Contacts, vous pouvez :

  • Créez des nouveaux enregistrements de contacts pour vos clients et fournisseurs.
  • Consulter les détails de clients et fournisseurs existants – Pour ce faire, cliquez sur le contact.
  • Modifier les enregistrements de contacts existants.
  • Supprimer des enregistrements de contact. Remarque : Une fois que vous avez reporté des transactions pour un contact, vous ne pouvez plus supprimer l’enregistrement.
  • Consulter, imprimer et envoyer par courriel les relevés des clients.
  • Consulter les relevés des fournisseurs.
  • Gérer les ventilations aux comptes, par exemple, ventiler les acomptes impayés à des factures.
  • Chercher un contact particulier – Pour ce faire, entrez l’information que vous voulez rechercher dans la case Entrez le texte à rechercher.
  • Importer des contacts
  • Chercher un contact particulier – Pour ce faire, entrez l’information que vous voulez rechercher dans la case Tapez le nom du contact à rechercher.
    Utilisez la barre d’outils Action pour imprimer, envoyer par courriel, exporter et supprimer vos contacts de la liste.

Activité du contact

Sommaire d’activité

L’onglet Activité présente une capture instantanée des renseignements relatifs au contact, notamment :

  • Les détails du contact principal.
  • Le total des ventes ou des achats à ce jour.
  • La date de la dernière vente ou du dernier achat et du dernier encaissement ou du dernier paiement.
  • Les détails du solde total impayé et du solde en retard du contact.
  • La date de la dernière facture et les jours de crédit.

Si vous avez besoin de modifier ou de remplacer le contact principal, vous pouvez le faire à l’onglet Adresses.

Activité de transactions

L’activité de transactions présente les détails des transactions que vous entrez pour ce contact. Vous pouvez :

  • Chercher des opérations par référence ou valeur.
  • Consulter des transactions dans une plage de dates spécifiques en utilisant les dates de début et de fin.
  • Consulter certains types de transactions dans le menu Filtre.
  • Consulter ou modifier des détails de transactions et de ventilations aux comptes. Pour ce faire, cliquez sur l’élément voulu.

Vous pouvez aussi utiliser la barre d’outils Action pour imprimer, envoyer par courriel ou exporter la liste de transactions.

Adresses et contacts

Au besoin, vous pouvez modifier les détails de l’adresse principale et du contact. Vous pouvez aussi entrer plusieurs adresses, par exemple vous pourriez vouloir entrer une adresse de livraison et une adresse du siège social. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque adresse. Les contacts sont liés à l’adresse et si vous supprimez l’adresse, les contacts qui y sont associés sont également supprimés.

Pour modifier des adresses et des contacts, cliquez sur l’onglet Adresses puis réalisez une des actions suivantes :

  • Pour ajouter une nouvelle adresse, cliquez sur Ajouter adresse et entrez les informations voulues. Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour ajouter un nouveau contact, cliquez sur l’adresse correspondante, puis sur Ajouter contact. Entrez les informations et cliquez sur Enregistrer.
  • Pour changer l’adresse principale, cliquez sur l’adresse voulue et sélectionnez la case Adresse principale?. Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour changer le contact d’adresse principal, cliquez sur l’adresse voulue, cliquez sur le contact qui sera le contact principal et sélectionnez la case Contact principal?. Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour supprimer une adresse ou un contact > cliquez sur l’option voulie > cliquez sur le bouton Supprimer, .

Vous ne pouvez supprimer ni l’adresse principale ni le contact principal. Si vous devez toutefois le faire, créez d’abord la nouvelle adresse ou le nouveau contact d’adresse, configurez-les comme adresse principale ou contact principal, puis supprimez l’adresse ou le contact principal.

Activity summary

L’onglet Activité présente une capture instantanée des renseignements relatifs au contact, notamment :

  • Les détails du contact principal.
  • Le montant total des rentrées et des sorties de fonds jusqu’à la date courante.

Si vous avez besoin de modifier ou de remplacer le contact principal, vous pouvez le faire à l’onglet Adresse.

Activité du contact

Les transactions que vous entrez pour chaque contact sont affichées dans le bas de chaque enregistrement de contact. Il répertorie les détails des transactions saisies. Vous pouvez :

  • Chercher des opérations par référence ou valeur.
  • Consulter des transactions dans une plage de dates spécifiques en changeant les dates de début et de fin.
  • Consulter et modifier les détails des transactions. Pour ce faire, cliquez sur une écriture spécifique.
  • Supprimer des transactions. Pour ce faire, cliquez sur l’option Supprimer à côté de la transaction concernée. Cliquez sur Oui.

Adresse

Au besoin, vous pouvez modifier les détails de l’adresse principale et du contact. Pour modifier des adresses et des contacts :

  • 1. Cliquez sur l’onglet Adresse.
  • 2. Apportez toute modification nécessaire.
  • 3. Cliquez sur Enregistrer.