À propos des relevés clients

Vous pouvez produire des relevés pour fournir à vos clients un état de leurs comptes. Le relevé montre toutes les transactions et le total facturé au client pour une plage de dates particulière. Il montre aussi le montant que le client a payé et le solde restant à la fin de la période indiquée.

Choisissez les renseignements que vous voulez inclure sur les relevés clients

  1. Allez au menu Paramètres, Configuration des relevés.
  2. Sélectionnez Toutes les activités ou Produits restants seulement dans le champ Type de relevé client.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un lot de relevés

À la page Clients, vous pouvez utiliser la fonction Exécution des relevés pour générer un lot de relevés de compte clients.

Par défaut, la méthode utilisée pour envoyer ces relevés par lot est Par courrier (PDF généré) pour tous les clients. Vous pouvez changer ce paramètre pour chacun de vos clients à l'onglet Options de leur enregistrement respectif. Vous pouvez aussi modifier le contact et l'adresse affichés sur leurs relevés.

Pour générer des relevés :

  1. Accédez à Contacts, puis cliquez sur Clients.
  2. Cliquez sur Relevés.
  3. Dans le champ Montant impayé supérieur à, saisissez le montant à partir duquel le compte d'un client est considéré comme impayé afin qu'un relevé soit généré.
  4. Dans le champ Produire des relevés au, saisissez la date à laquelle vous souhaitez exécuter les relevés.

Note: Toutes les factures réglées après cette date seront comprises dans les relevés de compte clients.

  1. Cliquez sur Suivant. Le programme vous présente un aperçu comprenant le total qui vous est dû actuellement, la date du relevé et le nombre de relevés qui seront imprimés ou envoyés par courriel.
  2. Générez des relevés, changez les critères des relevés ou annulez comme suit :
  • Cliquez sur Générer pour générer des relevés.
  • Cliquez sur Retour si vous souhaitez modifier les critères des relevés.
  • Cliquez sur le bouton Fermer si vous souhaitez annuler sans générer de relevés.

Consulter le relevé de compte d'un client

  1. Accédez à l’option Contacts puis à Clients.
  2. Cliquez sur le client.
  3. Dans le menu Gérer, cliquez sur Relevés.
  4. Dans le champ Au, entrez la date de fin. Les transactions saisies avant la date de fin s'affichent.

Gérer le relevé de compte du client

Vous pouvez envoyer le relevé par courriel à votre client ou l'enregistrer au format PDF ou CSV. Vous pouvez aussi programmer des relevés mensuels qui seront automatiquement envoyés par courriel à votre client à la date définie. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessus, puis reportez-vous à l'une des sections suivantes.

L'adresse principale apparaît par défaut sur le relevé. Si vous envoyez le relevé par courriel, il est envoyé à l'adresse courriel du contact principal. Si vous souhaitez utiliser une adresse différente ou envoyer le relevé par courriel à un autre contact, vous pouvez changer l'adresse et le contact utilisés par défaut.

Pour envoyer un relevé par courriel

  1. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur Courriel.
  2. Entrez les informations suivantes :
  • À. L'adresse courriel du principal contact client apparaît automatiquement dans ce champ, le cas échéant. Vous pouvez la changer, au besoin. Vous pouvez entrer d'autres adresses courriel en les séparant par un point-virgule.
  • Cc. Vous pouvez ajouter une adresse courriel supplémentaire si vous souhaitez envoyer une copie du courriel et du PDF à une autre personne.
  • M'envoyer une copie. Vous recevez par défaut une copie du courriel et de la facture à votre adresse courriel. Décochez cette case si vous ne voulez pas vous envoyer de copie.
  • Message. Entrez un message destiné au client. Pour afficher le relevé que vous vous apprêtez à envoyer, cliquez sur le lien du relevé qui apparaît au-dessus du message.
  1. Cliquez sur Envoyer.

Imprimer un relevé

Pour enregistrer le relevé au format PDF, sélectionnez le menu Gérer le relevé, puis cliquez sur Imprimer.

Le PDF s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez l'imprimer ou l'enregistrer à partir du menu Fichier de votre navigateur ou de votre barre d'outils.

Exporter un relevé dans un fichier CSV

Vous pouvez enregistrer le relevé au format CSV pour ensuite l'ouvrir avec Microsoft Excel. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur Exporter vers fichier CSV.

En fonction de votre navigateur, le fichier est automatiquement téléchargé vers votre dossier Téléchargements ou vous recevez un message vous invitant à enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Pour enregistrer le fichier, naviguez jusqu'à l'emplacement souhaité, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez ouvrir ce fichier avec Excel.

Modifier l'adresse à laquelle le relevé est envoyé par défaut et le contact correspondant

La première fois que vous envoyez un relevé, l'adresse principale du client est affichée sur le relevé. Si vous envoyez le relevé par courriel, celui-ci inclut aussi l'adresse courriel du contact principal. Vous pouvez modifier ces valeurs par défaut.

Note: Si vous avez besoin d'ajouter une adresse ou un contact, vous pouvez modifier l'enregistrement d'un contact.

Pour modifier un contact ou une adresse.

  1. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur Adresses/Contacts des relevés.
  2. Suivez l'une des directives suivantes :
  • Pour modifier le contact par défaut, sélectionnez le contact souhaité dans le menu Contact/Courriel du relevé.
  • Pour modifier l'adresse du client qui apparaît sur le relevé, sélectionnez l'adresse souhaitée dans le menu Adresse du relevé.
  1. Cliquez sur Enregistrer.

La prochaine fois que vous enregistrerez le relevé au format PDF ou que vous l'enverrez par courriel à votre client, l'adresse postale et l'adresse courriel du contact que vous aurez sélectionnées seront utilisées.

Envoyer des relevés mensuels

Vous pouvez automatiser l'envoi mensuel de relevés à vos clients.

  1. Dans le menu Gérer le relevé, sélectionnez Planification des relevés mensuels.
  2. Entrez les informations suivantes :
  • Activer envoi mensuel des relevés. Sélectionnez cette case pour envoyer des relevés mensuels au client.
  • À. L'adresse courriel du principal contact client apparaît automatiquement dans ce champ, le cas échéant. Vous pouvez entrer d'autres adresses courriel en les séparant par un point-virgule.
  • Cc. Vous pouvez ajouter une adresse courriel supplémentaire si vous souhaitez envoyer une copie du courriel et du PDF à une autre personne.
  • Objet. Affiche une ligne d’objet par défaut dont vous pouvez modifier le texte après avoir sélectionné Activer envoi mensuel des relevés.
  • Message. Entrez un message à destination du client.
  • Envoyer les relevés par courriel chaque mois le. Entrez la date à laquelle vous voulez envoyer le relevé. Les relevés répertorient les transactions saisies jusqu'au jour précédant la date définie inclus. Par exemple, si vous entrez le 10, le relevé inclut les transactions à compter du 10 du mois précédent jusqu'au 9 du mois courant.
Tip: Pour envoyer les relevés d'un mois calendaire complet, entrez 1. Le relevé inclut les transactions saisies entre le premier et le dernier jour du mois. Par exemple, un relevé envoyé le 1er juin inclut les transactions réalisées du 1er mai au 31 mai. Cela signifie que vous pouvez envoyer des relevés jusqu'au dernier jour du mois, indépendamment du nombre de jours qu'il comporte (28, 30 ou 31).
  • Exclure les soldes zéro. Sélectionnez cette option si vous ne voulez pas inclure les transactions qui ont un solde nul.
  1. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez activé les relevés mensuels, qui sont désormais envoyés par courriel à votre client à la date définie. Vous pouvez interrompre les relevés en tout temps. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur Planification des relevés mensuels. Décochez la case Activer envoi mensuel des relevés, puis cliquez sur Enregistrer.