Relevés de compte des clients

Vous pouvez produire des relevés pour fournir à vos clients un état de leur compte. Le relevé montre toutes les transactions et le total facturé au client pour une plage de dates particulière. Il montre aussi le montant que le client a payé et le solde restant à la fin de la période indiquée.

Afficher et envoyer un relevé de compte client

  • 1. Allez à Contacts.
  • 2. Cliquez sur le client.
  • 3. Ouvrez le menu Gérer et sélectionnez Relevés.
  • 4. Entrez la date de fin dans le champ Au.

Les transactions saisies avant la date de fin s’affichent.

Vous pouvez choisir d’envoyer le relevé par courriel à votre client ou de l’enregistrer au format PDF ou CSV. Vous pouvez aussi programmer des relevés mensuels qui sont automatiquement envoyés par courriel à votre client à une date voulue. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessus puis passez à l’une des sections suivantes.

Par défaut, l’adresse principale est affichée sur le relevé, et si vous choisissez d’envoyer le relevé par courriel, il est envoyé à l’adresse courriel du contact principal. Si vous préférez utiliser une autre adresse ou l’envoyer par courriel à un autre contact, vous pouvez apporter les modifications voulues. Pour en savoir plus, consultez Pour modifier l’adresse de relevé par défaut ci-dessous.

Pour générer un lot de relevés de compte clients à l’aide de la fonction Exécution des relevés

À la page Clients, vous pouvez utiliser la fonction Exécution des relevés pour générer un lot de relevés de compte clients.

Par défaut, la méthode utilisée pour envoyer les relevés clients est Par la poste (PDF généré) pour tous les clients. Vous pouvez changer ce paramètre pour chacun de vos clients à l’onglet Options de leur enregistrement respectif. Vous pouvez aussi modifier le contact et l’adresse affichés sur leurs relevés.

Pour réaliser une exécution de relevés :

  • 1. Allez à Contacts, puis cliquez sur Clients.
  • 2. Cliquez sur Exécution des relevés.
  • 3. Dans le champ Montant impayé supérieur à, entrez le montant impayé que le compte d’un client doit avoir pour qu’un relevé soit produit.
  • 4. Dans le champ Produire des relevés au, entrez la date à laquelle vous voulez produire les rapports.

    Toutes les factures réglées après cette date seront comprises dans les relevés de compte clients.
  • 5. Cliquez sur Suivant.

Comptabilité affiche un aperçu comprenant le total qui vous est dû, la date du relevé et le nombre de relevés qui sera imprimé et/ou envoyé par courriel.

  • 6. Générez des relevés, changez les critères des relevés ou annulez comme suit :
Cliquez sur Générer pour générer les relevés.
Cliquez Retour si vous voulez changer les critères des relevés.
Cliquez sur le bouton Fermer Error: S3 Image cannot be found delete_gray.png si vous voulez annuler sans générer les relevés.

Pour envoyer un relevé unique par courriel

  • 1. Ouvrez le menu Gérer le relevé et cliquez sur Courriel.
  • 2. Entrez les informations suivantes :
À * Si le contact principal du client a une adresse courriel, celle-ci s’affiche automatiquement. Au besoin, vous pouvez la changer et entrer des adresses de courriel supplémentaires séparées par un point-virgule.

Conseil : Si vous voulez modifier l’adresse de courriel par défaut à laquelle le relevé est envoyé, consultez Pour modifier les adresses de relevé par défaut ci-dessous.
Cc Si vous le souhaitez, saisissez l’adresse électronique d’une autre personne à qui envoyer une copie du courriel et du PDF.
M’envoyer une copie Par défaut, une copie du courriel et de la facture est envoyée à votre adresse électronique. Décochez cette case si vous ne voulez pas vous envoyer de copie.
Consultez Modifiez vos coordonnées pour en savoir plus sur la modification de votre adresse courriel.
*Message** Entrez le message que vous voulez envoyer au client.

Pour voir le relevé que vous êtes sur le point d’envoyer, cliquez sur le lien du relevé situé au-dessus du message.

  • 3. Cliquez sur Envoyer.

Pour imprimer le relevé

Vous avez l’option d’enregistrer le relevé au format PDF. Ouvrez le menu Gérer le relevé et sélectionnez Imprimer.

En fonction de votre navigateur, le PDF s’ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez choisir de l’imprimer ou de l’enregistrer dans le menu Fichier de votre navigateur.

Pour exporter le relevé dans un fichier CSV

Vous avez l’option d’enregistrer le relevé au format de fichier CSV que vous pouvez ensuite ouvrir avec Microsoft Excel. Ouvrez le menu Gérer le relevé et sélectionnez Exporter vers fichier CSV.

En fonction de votre navigateur, le fichier est soit automatiquement téléchargé vers votre dossier Téléchargements ou bien, vous pourriez être invité à enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Naviguez jusqu’au dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez ouvrir ce fichier avec Excel.

Pour modifier les adresses de relevé par défaut

La première fois que vous envoyez un relevé, l’adresse principale du client est affichée sur le relevé. Si vous choisissez d’envoyer le relevé par courriel, il inclut aussi l’adresse de courriel du contact principal. Vous pouvez changer ces paramètres par défaut.

Si vous avez besoin d’ajouter une nouvelle adresse ou de nouvelles coordonnées, vous pouvez modifier l’enregistrement du contact.

  • 1. Ouvrez le menu Gérer le relevé.
  • 2. Cliquez sur Contacts/Adresses des relevés.
  • 3. Suivez l’une des directives suivantes :

(bullet) * Pour changer l’adresse de courriel du contact principal à laquelle le relevé est envoyé, ouvrez le menu Courriel du relevé et choisissez le contact.

  • Pour changer l’adresse du client qui est affichée sur le relevé, ouvrez le menu Adresse du relevé et choisissez l’adresse.
  • 4. Cliquez sur Enregistrer.

La prochaine fois que vous produirez le relevé au format de PDF ou que vous l’enverrez par courriel à votre client, les nouvelles adresses seront utilisées.

Pour envoyer des relevés mensuels

Si vous envoyez des relevés mensuels à votre client, vous pouvez les envoyer automatiquement.

  • 1. Ouvrez le menu Gérer le relevé.
  • 2. Sélectionnez Planification des relevés mensuels.
  • 3. Entrez les informations suivantes :
  • Indique un champ obligatoire.
Activer envoi mensuel des relevés Sélectionnez cette case pour envoyer des relevés mensuels au client.
À * Si le contact principal du client a une adresse courriel, celle-ci s’affiche automatiquement. Au besoin, vous pouvez la modifier et entrer des adresses de courriel supplémentaires séparées par un point-virgule.

Conseil : Si vous voulez modifier l’adresse de courriel par défaut à laquelle le relevé est envoyé, consultez Pour modifier les adresses de relevé par défaut ci-dessus.
Cc Si vous le souhaitez, saisissez l’adresse électronique d’une autre personne à qui envoyer une copie du courriel et du PDF.
Objet Affiche la ligne d’objet par défaut, bien que vous puissiez changer le texte après avoir sélectionné Activer envoi mensuel des relevés (ci-dessus).
Message * Entrez le message que vous voulez envoyer au client.
Envoyer les relevés par courriel chaque mois le * Entrez le jour du mois auquel vous voulez envoyer le relevé à votre client. Le relevé inclut les transactions saisies jusqu’à ce jour du mois précédent. Par exemple, si vous entrez le 10, le relevé inclut les transactions à compter du 10 du mois précédent jusqu’au 9 du mois courant.

Conseil : Si vous voulez envoyer des relevés jusqu’au dernier jour du mois précédent, entrez 1 dans ce champ. Le relevé inclut les transactions saisies entre le premier et le dernier jour du mois. Par exemple, un relevé envoyé le 1er juin inclut les transactions allant du 1er au 31 mai. Cela signifie que vous pouvez envoyer des relevés jusqu’au dernier jour du mois, même s’il a 28, 30 ou 31 jours.
Exclure les soldes zéro Cochez cette case si vous ne voulez pas inclure les soldes zéro.
  • 4. Cliquez sur Envoyer.

Vous avez correctement activé les relevés mensuels qui seront désormais envoyés par courriel à votre client à la date indiquée. Vous pouvez interrompre les relevés en tout temps. Ouvrez le menu Gérer le relevé et cliquez sur Planification des relevés mensuels. Décochez la case Activer envoi mensuel des relevés et cliquez sur Enregistrer.