Clôture d’exercice

À la fin de l’exercice, vous pouvez produire les rapports nécessaires pour vos comptes de fin d’exercice. La procédure de clôture de l’exercice est facile à réaliser. Vous n’avez pas à produire de journaux ni à passer des valeurs à votre compte de résultat. Tout ce que vous avez besoin de faire est de produire les rapports requis par votre comptable, puis changez votre date de fin d’exercice. Vous pouvez aussi verrouiller votre exercice pour que personne ne puisse entrer des transactions dans un exercice précédent une fois que les comptes sont clos.

Avant de produire vos rapports de fin d’exercice et de changer votre exercice, assurez-vous d’avoir entré toutes vos transactions jusqu’au dernier jour de votre exercice. Si vous réalisez des procédures de fin de mois (par exemple, si vous reportez des paiements anticipés, des charges à payer ou des amortissements), reportez-les comme d’ordinaire.

Quels rapports dois-je produire?

Dans le cadre de la procédure de clôture de l’exercice, nous vous recommandons d’exécuter les rapports suivants. Vous devriez vérifier avec votre comptable les rapports qu’il vous faut produire.

  • Profit et perte. Ce rapport montre le rendement de votre entreprise sur une période donnée. Lorsque vous le produisez, vous devez le produire du premier au dernier jour de votre exercice. Il présente la valeur des ventes, charges et frais généraux, ainsi que les profits ou pertes nets et bruts réalisés pour l’exercice.
  • Bilan. Vous devez produire ce rapport jusqu’au dernier jour de votre exercice. Il présente la valeur de votre entreprise depuis la date à laquelle l’entreprise a démarré jusqu’à la fin de l’exercice. Il inclut le détail de l’actif et du passif de votre entreprise.
  • Balance de vérification. Vous devez produire la balance de vérification du premier au dernier jour de votre exercice. Elle présente le solde de chaque compte entre ces dates.

Après avoir imprimé vos rapports, vous pouvez changer votre exercice et au besoin, le verrouiller pour empêcher que d’autres collègues entrent des transactions avant la date du nouvel exercice. Suivez les étapes ci-dessous pour changer votre date de clôture de l’exercice et verrouiller l’exercice précédent.

  • 1. Allez dans Paramètres, puis cliquez sur Paramètres financiers.
  • 2. Dans le champ Date de clôture de l’exercice, entrez le dernier jour du nouvel exercice.
  • 3. Si vous voulez empêcher la saisie de transactions avant une certaine date, entrez une date dans le champ Verrouillage de clôture d’exercice. Par exemple, si votre exercice se termine le 31/12/2018, entrez le 01/01/2019.
  • 4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement changé la date de fin de votre exercice et vous pouvez poursuivre le traitement comme d’ordinaire. Si vous choisissez de verrouiller votre exercice précédent, vous ne pouvez pas entrer de transactions dans l’ancien exercice. Si vous réalisez ensuite que vous devez entrer une transaction dans l’exercice précédent, vous pouvez supprimer la date de verrouillage de l’exercice.

Clôture des comptes

Traditionnellement, les systèmes comptables suivent une procédure de clôture d’exercice pendant laquelle les valeurs sont compensées des comptes de profits et pertes au solde des comptes de bénéfices non répartis. Le processus est simplifié pour que vous n’ayez pas à produire de journaux ni à passer des valeurs à votre compte de profits et pertes—vous n’avez qu’à produire les rapports requis par votre comptable, puis changer votre date de fin d’exercice (tel qu’indiqué ci-dessus).

Cependant, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous si vous préférez clôturer les comptes au solde des comptes de bénéfices non répartis manuellement :

  • 1. Allez dans le menu États.
  • 2. Cliquez sur Balance de vérification.
  • 3. Dans la liste Période, sélectionnez Année passée et vérifiez que les dates affichées correspondent bien à votre exercice.
  • 4. Cliquez sur Exporter et choisissez le format du fichier.
  • 5. Allez dans le menu Journaux.
  • 6. Créez les écritures de journaux nécessaires pour reporter les montants dans le solde de votre compte de bénéfices non répartis, en utilisant le dernier jour de votre exercice comme date.

Pour en savoir plus, consultez le tableau ci-dessous. Ces informations sont fournies à titre de référence uniquement. Contactez votre comptable pour obtenir des conseils propres à votre entreprise ou situation.

Type de compte Crédit Débit Solde du compte
Actifs Augmentation Diminution Solde débiteur
Passifs Diminution Augmentation Solde créditeur
Capitaux propres Diminution Augmentation Solde créditeur
Produits Diminution Augmentation Solde créditeur
Charges Augmentation Diminution Solde débiteur
Retrait Augmentation Diminution Solde débiteur