Transactions en devise étrangère

Si vous faites affaire avec des entreprises étrangères, vous pouvez traiter des transactions en devises étrangères. Vous pouvez facilement enregistrer des factures, notes de crédit, paiements et encaissements dans d’autres devises. Vous pouvez choisir d’utiliser des taux de change courants du Federal Reserve System (FRS) qui sont actualisés chaque jour pour toujours utiliser le taux le plus récent. Vous pouvez aussi faire le suivi des pertes ou gains dûs aux fluctuations du taux.

Pour configurer les transactions en devises étrangères

Avant de commencer à entrer des transactions dans d’autres devises, vous devez activer les transactions en devises étrangères et entrer les devises voulues dans les enregistrements de vos contacts.

Pour permettre les transactions en devises étrangères

  • 1. Dans la barre d’outils, cliquez sur Paramètres .
  • 2. Sous Paramètres financiers, cliquez sur Devises étrangères.
  • 3. Sélectionnez l’option Permettre les transactions en devises étrangères.
  • 4. Sélectionnez l’option Utiliser les taux de change courants pour utiliser automatiquement les taux de change les plus récents du Federal Reserve System (FRS).

Si vous choisissez de ne pas utiliser les taux de change courants, vous devez entrer et administrer manuellement les taux des devises voulues. Vous pouvez le faire à cet endroit ou vous pouvez entrer le taux lors du report des transactions particulières.

Trois devises sont automatiquement créées pour vous : Dollar américain (USD), Dollar canadien (CAD) et Peso mexicain (MXN). Vous ne pouvez pas supprimer votre devise de base ni aucune devise qui est utilisée. Si vous avez besoin de supprimer une devise qui n’est pas utilisée, cliquez sur le bouton Supprimer .

  • 5. Vérifiez ou entrez les informations suivantes :
Compte de frais bancaires du grand livre Le compte utilisé pour tout frais bancaire que vous pourriez encourir.

Par exemple, pour conserver un enregistrement de ce que vous coûtent les transactions étrangères en frais bancaires, vous pouvez utiliser un compte distinct de celui que vous utilisez pour les frais bancaires ordinaires. Au besoin, vous pouvez créer un nouveau code dans votre plan comptable.
Compte de gains et pertes de change du grand livre* Si le taux de change fluctue entre le moment où vous créez une facture et le moment où vous recevez ou réalisez le paiement, l’écart est reporté sur ce compte. Cela vous permet de faire le suivi de vos gains ou pertes occasionnés par la fluctuation des taux.
  • 6. Pour ajouter une nouvelle devise, sélectionnez-la dans le menu déroulant sur la prochaine ligne disponible.

Le taux apparaît automatiquement. Si vous choisissez d’utiliser des taux de change courants, les derniers taux du FRS apparaissent. Si vous choisissez de ne pas utiliser de taux de change courants, entrez manuellement le taux.

  • 7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement activé les transactions en devises étrangères et choisi vos devises. Vous pouvez maintenant vérifier les paramètres des devises dans les enregistrements de vos clients et fournisseurs.

Si vous avez déjà saisi des transactions pour un contact existant, vous ne pouvez pas changer la devise. Le menu est désactivé. À la place, vous devez créer un autre enregistrement de contact pour le client et choisir la devise que vous voulez utiliser.

Pour traiter des transactions en devises étrangères

Une fois que vous aurez configuré Comptabilité pour les transactions en devises étrangères, vous remarquerez certains différences à l’enregistrement des transactions. Les montants de vos factures, notes de crédit, devis, paiements et encaissements apparaissent maintenant dans la devise de ce contact. Vous pouvez voir le taux de change utilisé et la valeur de la transaction dans votre devise de base. Vous pouvez aussi enregistrer tout frais de change encourus. Lorsque vous enregistrez des opérations bancaires, la valeur apparaît toujours dans votre devise de base sur l’activité bancaire. Pour voir les détails d’une transaction, y compris le montant en devise étrangère et le taux de change utilisé, cliquez sur le paiement ou encaissement dans le compte bancaire correspondant.

Les journaux, paiements divers et encaissements divers sont toujours reportés dans la devise de base et vous ne pouvez pas saisir des écritures rapides dans une devise étrangère. Si vous avez besoin de saisir une facture ou une note de crédit, voyez la section ci-dessous.

Factures, notes de crédit et devis

Lorsque vous saisissez des factures, notes de crédit et devis, vous devez les créer comme d’ordinaire. Cependant, vous devez aussi tenir compte de ce qui suit :

  • Le taux de change par défaut apparaît dans la partie supérieure de la facture ou note de crédit. Si vous choisissez d’utiliser des taux de change courants, il s’agit du tout dernier taux du FRS. Si vous n’utilisez pas de taux de change courants, il s’agit du taux de change par défaut que vous avez saisi dans les paramètres de devises étrangères. Dans ce cas, vous pouvez remplacer le taux de change au besoin.
  • Les postes affichés sur la facture, note de crédit ou devis apparaissent dans la devise du contact sélectionné.
  • Si vous avez des produits avec un prix par défaut, ou des services avec des taux par défaut, le prix ou le taux est converti en fonction de la devise du contact et du taux de change courant.
  • Si vous entrez des valeurs pour la facture, note de crédit ou devis, puis remplacez le contact par un contact avec une autre devise, vous êtes invité à soit convertir les valeurs ou à les laisser telles qu’elles sont. Si vous les convertissez, les valeurs sont mises à jour en fonction de la devise du nouveau contact.
  • Si vous convertissez un devis, une ébauche de facture ou une note de crédit, le taux de change original est appliqué. Si le taux de change a changé depuis la création du devis ou de la facture, entrez le taux voulu dans la case Taux de change.

Encaissements et paiements de factures

Il y a des informations supplémentaires que vous devez vérifier lorsque vous enregistrez un encaissement ou un paiement en devise étrangère dans une facture.

Les étapes ci-dessous expliquent comment enregistrer le paiement d’un client. Si vous voulez enregistrer un paiement versé à un fournisseur, remplacez ventes par charges et encaissement par paiement.

  • 1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Factures de vente.
  • 2. Cliquez sur la facture, puis sur Enregistrer paiement.
  • 3. Vérifiez ou entrez les informations suivantes :
Montant reçu* Entrez le montant total payé dans la devise étrangère. Le montant dans votre devise de base apparaît sous Montant reçu.
Remise offerte Indiquez toute remise offerte au client.
Taux de change* Si vous utilisez des taux de change courants, il s’agit du taux courant du FRS.
Versé au compte bancaire Choisissez le compte bancaire.
Reçu le* Entrez la date de l’encaissement.
Votre référence (facultatif) Entrez une référence pour l’encaissement.
Frais de change Entrez tout frais que vous avez encouru de votre banque pour cet encaissement. Les frais de change apparaissent toujours dans votre taux de base.
  • 4. Cliquez sur Enregistrer.

Encaissements clients et paiements fournisseurs

Vous pouvez entrer des encaissements clients et des paiements fournisseurs pour enregistrer le paiement simultané de plusieurs factures ou pour enregistrer un acompte en devise étrangère.

Les étapes ci-dessous expliquent comment enregistrer le paiement d’un client. Si vous voulez enregistrer un paiement versé à un fournisseur, remplacez encaissement par paiement et client par fournisseur.

  • 1. Cliquez sur Opérations bancaires.
  • 2. Cliquez sur le compte bancaire.
  • 3. Dans le menu Nouvelle écriture, cliquez sur Vente/Encaissement.
  • 4. Cliquez sur l’onglet Encaissement client.
  • 5. Vérifiez ou entrez les informations suivantes :
Client Choisissez le client dans la liste déroulante.
Versé au compte bancaire Vérifiez que le compte bancaire affiché soit correct. Si vous devez le changez, choisissez le compte voulu dans la liste déroulante.
Reçu le* Entrez la date à laquelle le paiement a été reçu.
Votre référence (facultatif) Au besoin, entrez une référence pour cet encaissement.
Montant reçu* Entrez le montant total que le client a payé dans sa devise.
Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s’agit du taux courant du FRS. Vous pouvez le changer, au besoin.
Frais de change Entrez tout frais que vous avez encouru de votre banque pour cet encaissement. Les frais de change apparaissent toujours dans votre taux de base.

Remboursements clients et fournisseurs

Vous pouvez utiliser l’option de remboursement client ou fournisseur pour rembourser des notes de crédit ou acomptes dans une devise étrangère.

Les étapes ci-dessous expliquent comment enregistrer le remboursement d’un client. Si vous voulez enregistrer le remboursement d’un fournisseur, remplacez paiement par encaissement et client par fournisseur.

  • 1. Cliquez sur Opérations bancaires.
  • 2. Cliquez sur le compte bancaire.
  • 3. Dans le menu Nouvelle écriture, cliquez sur Charge/Paiement.
  • 4. Cliquez sur Remboursement client.
  • 5. Vérifiez ou entrez les informations suivantes :
Client Choisissez le client dans la liste déroulante.
Payé du compte bancaire Vérifiez que le compte bancaire affiché soit correct. Si vous devez le changez, choisissez le compte voulu dans la liste déroulante.
Remboursé le* Entrez la date à laquelle le remboursement a été réalisé.
Votre référence (facultatif) Au besoin, entrez une référence pour ce remboursement.
Montant remboursé* Entrez le montant total que vous avez remboursé dans la devise du client.
Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s’agit du taux courant du FRS. Vous pouvez le changer, au besoin.
Frais de change Entrez tout frais que vous avez encouru de votre banque pour ce remboursement. Les frais de change apparaissent toujours dans votre taux de base.

Pour vérifier vos gains et pertes de change

Si le taux de change fluctue entre le report d’une facture et son paiement ou d’une note de crédit et son remboursement, l’écart du taux est reporté dans le compte Gain/(Perte) de change. Cette valeur apparaît sur votre rapport Profits et pertes comme frais généraux.

Pour consulter les transactions dont se compose cette valeur, cliquez sur Gain/(Perte) de change. Le rapport Grand livre s’affiche et vous pouvez y consulter un sommaire de chaque transaction ou cliquez sur la transaction pour voir les détails.