Soldes d'ouverture

Configuration de soldes d’ouverture (10:56)

Les soldes d’ouverture représentent la situation financière de votre entreprise le jour précédant votre première utilisation de Comptabilité. Sans soldes d’ouverture exacts, les rapports produits ne pourront pas vous fournir un panorama réel de votre situation financière.

Vous pouvez entrer des soldes d’ouverture pour :

  • Les transactions de clients impayées
  • Les transactions de fournisseurs impayées
  • Les soldes de comptes bancaires
  • Les valeurs de balance du Grand livre

Pour entrer vos soldes d’ouverture, vous devez avoir une liste des factures et notes de crédit impayées de vos clients et fournisseurs, votre balance de vérification après clôture de votre période comptable précédente et vos relevés bancaires. Vous devez aussi avoir une liste des postes bancaires non représentés de votre système comptable précédent. Les postes non représentés sont les opérations bancaires que vous aviez saisies dans votre système précédent et qui n’apparaissent pas encore sur vos relevés bancaires, comme des chèques non compensés par exemple.

Nous vous conseillons de commencer au début d’une nouvelle période comptable, que ce soit un nouveau mois ou trimestre fiscal ou le début de votre exercice. Vous pouvez ensuite produire votre dernière balance de vérification à partir de ce système et l’utiliser lors de la saisie des soldes d’ouverture. Vous garantissez ainsi que toutes les valeurs que vous saisissez soient exactes et qu’elles ont été rapprochées.

Vous pouvez entrer tous vos soldes d’ouverture simultanément ou à des moments différents. Par exemple, si votre comptable a déjà traité vos comptes, il pourrait ne pas vous avoir encore envoyé votre balance de vérification complète. Vous pouvez toujours entrer les soldes d’ouverture de vos clients, fournisseurs et comptes bancaires, puis entrer les valeurs restantes de la balance de vérification à une date ultérieure.

Si vous passez d’un autre système, vous pouvez importer les soldes d’ouverture de vos clients et fournisseurs.

Avant d’entrer des soldes d’ouverture, vous devez créer vos enregistrements de client, fournisseur et compte bancaire, y compris ceux de vos comptes d’emprunt et de carte de crédit. Vous pouvez aussi entrer des soldes d’ouverture pour vos comptes bancaires lorsque vous créez les enregistrements.

Utilisation des soldes d’ouverture

Vous saisissez et gérez tous les soldes d’ouverture depuis la page Paramètres. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Paramètres pour ouvrir la page correspondante, puis suivez les procédures suivantes.

Entrez la date de début d’exercice

  • 1. Sous Paramètres financiers, cliquez sur Paramètres financiers.
  • 2. Dans le champ Date de début d’exercice, entrez la date à laquelle vous commencerez.
  • 3. Cliquez sur Enregistrer.

Entrez les soldes d’ouverture de vos clients

  • 1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Clients.
  • 2. Cliquez sur Nouveau solde d’ouverture et fournissez les informations suivantes :
Client Sélectionnez le client.
Date Entrez la date de la facture ou note de crédit. Celle-ci doit être antérieure à la date saisie dans Paramètres financiers > Date de début d’exercice.
Type Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture, ou pour enregistrer une Note de crédit, sélectionnez Note cr.
Référence Entrez une référence pour le solde d’ouverture, par exemple le numéro de facture ou de note de crédit.
Détails Au besoin, entrez toute information supplémentaire ; par exemple, indiquez à quoi se rapporte la facture ou la note de crédit.
Sous-total Entrez le montant de la facture ou de la note de crédit.
Taux de taxation Sélectionnez un taux de taxation pour ce client, le cas échéant. Tout montant taxable sera pris en compte dans le total.

Si vous avez des acomptes impayés, vous devez les entrer comme notes de crédit que vous pourrez ventiler à une facture à une date ultérieure.

  • 3. Si vous avez habilité les transactions multidevises et que le client se trouve dans un autre pays, entrez les informations suivantes :
Total (symbole de la devise) Entrez le montant dans la devise de base du client, par exemple en dollars américains.
Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s’agit du taux le plus récent. Au besoin, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale. La valeur totale dans votre devise de base est actuellement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change.
  • 4. Cliquez sur Enregistrer. Répétez ces étapes jusqu’à ce que vous ayez saisi toutes les factures et notes de crédit impayées pour chacun de vos clients.

Vous avez correctement saisi les soldes d’ouverture de vos clients. Lorsque vous entrez vos soldes d’ouverture, le montant total saisi ici apparaît sur le compte de contrôle des ventes du grand livre et l’écriture opposée est reportée dans le compte de contrôle des soldes d’ouverture.

Entrez les soldes d’ouverture de vos fournisseurs

  • 1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur Nouveau solde d’ouverture et fournissez les informations suivantes :
Fournisseur Sélectionnez le fournisseur voulu.
Date Entrez la date de la facture ou note de crédit. Celle-ci doit être antérieure à la date de début d’exercice.
Type Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture, ou pour enregistrer une Note de crédit, sélectionnez Note cr.
Référence Entrez une référence pour le solde d’ouverture, par exemple le numéro de facture ou de note de crédit.
Détails Au besoin, entrez toute information supplémentaire ; par exemple, indiquez à quoi se rapporte la facture ou la note de crédit.
Total Entrez le montant de la facture ou de la note de crédit.

Si vous avez des acomptes impayés, vous devez les entrer comme notes de crédit que vous pourrez ventiler à une facture à une date ultérieure.

  • 3. Si vous avez habilité les transactions multidevises et que le fournisseur se trouve dans un autre pays, entrez les informations suivantes :
Total (symbole de la devise) Entrez le montant dans la devise de base du fournisseur, par exemple en dollars américains.
Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s’agit du taux le plus récent. Au besoin, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale. La valeur totale dans votre devise de base est actuellement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change.
  • 4. Cliquez sur Enregistrer. Répétez ces étapes jusqu’à ce que vous ayez saisi toutes les factures et notes de crédit impayées pour chacun de vos fournisseurs.

Vous avez correctement saisi les soldes d’ouverture de vos fournisseurs. Lorsque vous entrez vos soldes d’ouverture, le montant total saisi ici apparaît sur le compte de contrôle de comptes fournisseurs et l’écriture opposée est reportée dans le compte de contrôle des soldes d’ouverture.

Entrez vos soldes bancaires d’ouverture

Vous pouvez aussi entrer des soldes d’ouverture pour votre compte bancaire lorsque vous créez des nouveaux comptes ou dans l’enregistrement du compte bancaire.

  • 1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Comptes bancaires.
  • 2. Remplissez les informations suivantes :
  • Indique un champ obligatoire.
Compte bancaire Sélectionnez le compte bancaire. Le code de tri et le numéro du compte sont affichés et vous ne pouvez pas les modifier. Si vous avez besoin de les changer, vous pouvez le faire à l’aide de l’option Opérations bancaires.
Date * La date des soldes bancaires d’ouverture doit être antérieure à celle saisie dans le champ Date de début d’exercice. Par exemple, si la date de début est le 1er octobre, vous devez utiliser le 30 septembre comme date du solde d’ouverture.
Type * Indiquez si le solde est un débit ou un crédit.
Solde d’ouverture * Entrez le solde total du compte bancaire qui figure sur votre relevé de banque à la date utilisée pour votre solde d’ouverture.

Si vous avez déjà saisi des soldes d’ouverture pour vos comptes bancaires, ils apparaissent ici. Tant que le rapprochement bancaire du solde d’ouverture n’a pas eu lieu, vous pouvez en changer la valeur. S’il a été rapproché et que vous devez changer le montant, vous pouvez reporter une écriture opposée du montant de l’écart. Par exemple, si vous avez saisi un débit de 5000 $, mais que le solde bancaire d’ouverture devrait être de 4000 $, entrez un crédit de 1000 $ pour la même banque à la même date.

  • 3. Répétez l’étape précédente sur les prochaines lignes disponibles jusqu’à ce que vous ayez saisi les soldes d’ouverture de tous vos comptes bancaires.

Si vous avez des postes bancaires saisis dans votre système précédent qui n’ont pas encore été compensés dans votre compte bancaire, vous devez les enregistrer ici sur des lignes distinctes, en utilisant la date de la transaction originale, pour pouvoir les rapprocher une fois qu’ils apparaitront sur votre relevé.

  • 4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez saisi vos soldes bancaires d’ouverture et ceux-ci apparaissent sur vos enregistrements bancaires, ainsi que dans les comptes du grand livre correspondants.

Entrez les soldes d’ouverture du grand livre

  • 1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Comptes.
  • 2. 2.Vérifiez que la date est exacte.

La date affichée par défaut est celle du jour précédent la date de début d’exercice. Vous ne devez pas la changer.

  • 3. Entrez la référence de vos soldes d’ouverture.
  • 4. Entrez le restant de votre balance de vérification de la manière suivante :
Compte du grand livre * Sélectionnez le compte pour lequel vous voulez enregistrer le solde d’ouverture.
Détails Au besoin, entrez des détails supplémentaires.
Débit Si la balance de vérification fait état d’un débit, inscrivez-le ici.
Crédit Si la balance de vérification fait état d’un crédit, inscrivez-le ici.
  • 5. 5.Répétez ces étapes jusqu’à ce que vous ayez saisi l’ensemble des valeurs de votre balance de vérification.

À mesure que vous entrez votre balance de vérification, pour garantir l’équilibre du solde total des débit et des crédits, l’écriture opposée est reportée dans le compte de contrôle Soldes d’ouverture. Une fois que vous avez saisi toutes les valeurs de votre balance de vérification, ce compte doit présenter un solde nul. Si ce n’est pas le cas, vérifiez que la valeur saisie pour chaque écriture est correcte.

Au besoin, vous pouvez enregistrer vos soldes d’ouverture sans entrer la balance de vérification au complet et Comptabilité conserve les valeurs que vous entrez ici. Les valeurs restent dans le compte de contrôle Soldes d’ouverture jusqu’à ce que vous entriez la balance de vérification complète.

  • 6. Vérifiez que les soldes d’ouverture saisis correspondent à ceux de votre balance de vérification.
  • 7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement saisi vos soldes d’ouverture et les valeurs apparaissent sur les comptes du grand livre correspondants.

Pour modifier ou supprimer un solde d’ouverture

  • 1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur le type de solde d’ouverture que vous voulez modifier ou supprimer.
  • 2. Suivez l’une des directives suivantes :
  • Pour supprimer un compte, cliquez sur le bouton Supprimer situé à côté du compte en question.
  • Cliquez sur le solde d’ouverture du client ou fournisseur que vous souhaitez modifier pour ouvrir la fenêtre Modifier solde d’ouverture. Mettez les détails à jour si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Recherchez la ligne du compte bancaire ou compte général que vous souhaitez modifier. Modifiez les champs souhaités, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous modifiez vos soldes d’ouverture et que cela entraîne un écart entre les débits et les crédits dans l’option Soldes d’ouverture du grand livre, l’écart est reporté dans le compte de contrôle des soldes d’ouverture (9100). Vous devriez vérifier que la valeur de chaque élément correspond aux valeurs sur la balance de vérification que vous utilisez pour entrer vos soldes d’ouverture. Si elles ne correspondent pas, avant d’enregistrer vos soldes d’ouverture, actualisez-les au besoin et vérifiez que le solde du compte du grand livre 9100 soit zéro.