À propos des soldes d'ouverture

Les soldes d'ouverture représentent la situation financière de votre entreprise le jour précédent votre première utilisation de Comptabilité. Sans soldes d'ouverture exacts, les rapports ne pourront pas vous fournir un panorama réel de votre situation financière.

Vous pouvez entrer des soldes d’ouverture pour :

• Les transactions de clients impayées
• Les transactions de fournisseurs impayées
• Les soldes des comptes bancaires
• Les valeurs de balance du grand livre

Pour entrer vos soldes d'ouverture, vous devez avoir une liste des factures et notes de crédit impayées de vos clients et fournisseurs, votre balance de vérification après clôture de votre période comptable précédente et vos relevés bancaires. Vous devez aussi avoir une liste des postes bancaires non représentés de votre système comptable précédent. Les postes non représentés sont les opérations bancaires que vous avez saisies dans votre système précédent mais qui ne figurent pas encore dans vos relevés bancaires (p. ex. chèques non encaissés).

Nous vous conseillons de commencer à utiliser Comptabilité au début d'une nouvelle période comptable, que ce soit un nouveau mois ou trimestre fiscal ou le début de votre exercice. Vous pouvez ensuite produire votre dernière balance de vérification à partir de votre système précédent et l'utiliser lors de la saisie des soldes d'ouverture. Vous garantissez ainsi que toutes les valeurs que vous saisissez sont exactes et qu'elles ont été rapprochées.

Vous pouvez saisir tous vos soldes d'ouverture simultanément ou à des moments différents. Par exemple, vous pouvez entrer les soldes d'ouverture de vos clients, fournisseurs et comptes bancaires maintenant et les soldes d'ouverture des comptes restants ultérieurement.

Si vous utilisiez un autre système auparavant, vous pouvez importer les soldes d'ouverture de vos clients et fournisseurs.

Avant d'entrer des soldes d'ouverture, vous devez créer les enregistrements de vos clients, fournisseurs, et comptes bancaires, y compris ceux de vos comptes d'emprunts et de cartes de crédit. Vous pouvez aussi entrer des soldes d'ouverture pour vos comptes bancaires lorsque vous créez les enregistrements.

Utilisation des soldes d'ouverture

Vous saisissez et gérez tous les soldes d'ouverture depuis la page Paramètres. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Paramètres pour ouvrir la page correspondante, puis suivez les procédures suivantes.

Entrer la date de début des comptes

Avant de saisir des soldes d'ouverture, vous devez entrer la date de début des comptes, qui doit correspondre au jour où vous avez commencé à utiliser Comptabilité. La saisie des soldes d'ouverture est la seule activité pour laquelle la date peut être antérieure à la date de début des comptes.

1. Dans la section Paramètres financiers, cliquez sur Paramètres financiers.
2. Dans le champ Date de début d'exercice, entrez la date à laquelle vous commencerez à utiliser Comptabilité.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Entrer les soldes d'ouverture de vos clients

1. Sous Soldes d'ouverture, cliquez sur Client.
2. Cliquez sur Nouveau solde d'ouverture, puis entrez les informations suivantes :

• Client. Sélectionnez le client.
• Date. Entrez la date de la facture ou de la note de crédit. Cette date doit être antérieure à la date de démarrage de votre comptabilité.
• Type. Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture. Pour enregistrer une note de crédit, sélectionnez Note cr.
• Référence. Entrez une référence pour le solde d'ouverture, par exemple le numéro de la facture ou de la note de crédit.
• Détails. Entrez les informations supplémentaires requises, par exemple l'objet de la facture ou de la note de crédit.
• Total. Entrez le montant de la facture ou de la note de crédit.
• Taux taxation. Sélectionnez un taux de taxation pour ce client, le cas échéant. Le total sera mis à jour avec les montants imposables.

3. Si vous avez des acomptes impayés, entrez-les sous forme de notes de crédit. Vous pourrez ventiler ces notes de crédit sur une facture ultérieurement.
4. Si vous avez habilité des transactions en devises étrangères et que le client se trouve dans un autre pays, saisissez les informations suivantes :

• Total (symbole de la devise) Saisissez le montant dans la devise de base du client, par exemple Euro.
• Taux de change. Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux le plus récent. Si nécessaire, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale. La valeur totale dans votre devise de base est automatiquement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change.

5. Cliquez sur Enregistrer. Répétez ces étapes pour saisir l'ensemble des factures et notes de crédit impayées pour chacun de vos clients.

Le montant total que vous avez saisi s’affiche dans le compte de contrôle Grand livre des ventes et l'écriture inverse est reportée dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture.

Entrer les soldes d'ouverture de vos fournisseurs

1. Sous Soldes d'ouverture, cliquez sur Vendor.
2. Cliquez sur Nouveau solde d'ouverture puis entrez les informations suivantes :

• Vendor. Sélectionnez le vendor.
• Date. Entrez la date de la facture ou de la note de crédit. Cette date doit être antérieure à la date de démarrage de votre comptabilité.
• Type. Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture. Pour enregistrer une note de crédit, sélectionnez Note cr.
• Référence. Entrez une référence pour le solde d'ouverture, par exemple le numéro de la facture ou de la note de crédit.
• Détails. Entrez les informations supplémentaires requises, par exemple l'objet de la facture ou de la note de crédit.
• Total. Entrez le montant de la facture ou de la note de crédit. Si vous avez des acomptes impayés, saisissez-les sous forme de notes de crédit. Vous pourrez ventiler ces notes de crédit sur une facture ultérieurement.

3. Si vous avez habilité des transactions en devises étrangères et que le vendor se trouve dans un autre pays, saisissez les informations suivantes :

• Total (symbole de la devise). Saisissez le montant dans la devise de base du fournisseur, par exemple Dollars US.
• Taux de change. Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux le plus récent. Si nécessaire, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale. La valeur totale dans votre devise de base est automatiquement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change.

4. Cliquez sur Enregistrer. Répétez ces étapes pour saisir l'ensemble des factures et notes de crédit impayées pour chacun de vos fournisseurs.

Le montant total saisi ici apparaît dans le compte de contrôle Comptes fournisseurs et l'écriture inverse est reportée dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture.

Entrez les soldes d'ouverture de vos comptes bancaires

Note: Vous pouvez aussi entrer les soldes d'ouverture de vos comptes bancaires lorsque vous créez les comptes correspondants ou à partir de l'enregistrement du compte bancaire.

1. Sous Soldes d'ouverture, cliquez sur Soldes bancaires d’ouverture.
2. Saisissez les informations suivantes.

• Compte bancaire. Sélectionnez le compte bancaire. Le numéro de succursale et le numéro du compte s'affichent, sans que vous puissiez les modifier. Si vous avez besoin de les modifier, vous pouvez le faire à partir de la page Opérations bancaires.
• Date. La date des soldes bancaires d'ouverture doit être antérieure à celle saisie dans le champ Date de début des comptes. Par exemple, si la date de début est le 1er octobre, vous devez définir la date du solde d'ouverture sur le 30 septembre.
• Type. Indiquez si la valeur du solde correspond à un débit ou à un crédit.
• Solde d'ouverture. Entrez le solde total de votre compte indiqué dans votre relevé bancaire à la date utilisée pour le solde d'ouverture.

Note: Si vous avez déjà entré des soldes d'ouverture pour vos comptes bancaires, ils sont affichés ici. Si vous n'avez pas encore rapproché le solde d'ouverture, vous pouvez modifier la valeur. Si vous l'avez rapproché et que vous devez changer le montant, vous pouvez reporter une écriture opposée du montant de l'écart. Par exemple, si vous avez saisi un débit de 5000 $, mais que le solde bancaire d'ouverture devrait être de 4000 $, entrez un crédit de 1000 $ pour la même banque à la même date.

3. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez saisi le solde d'ouverture de chacun de vos comptes bancaires. Si vous avez entré dans votre système de comptabilité précédent des postes bancaires qui n'ont pas encore été pris en compte dans votre compte bancaire, enregistrez-les ici sur des lignes distinctes en utilisant la date de la transaction initiale. Vous pourrez ensuite les rapprocher lorsqu'ils figureront sur votre relevé.

4. Cliquez sur Enregistrer. Les soldes d'ouverture de vos comptes bancaires seront affichés dans vos enregistrements bancaires et dans les comptes du grand livre correspondants.

Entrer les soldes d'ouverture du compte du grand livre

1. Sous Soldes d'ouverture, cliquez sur Grand livre.
2. Vérifiez que la date est correcte.

Note: La date par défaut correspond au jour qui précède immédiatement la date entrée dans le champ Date de début des comptes. Vous ne devez pas la modifier.

3. Entrez la référence de vos soldes d'ouverture.
4. Entrez le restant de votre balance de vérification de la manière suivante :

• Compte du grand livre. Sélectionnez le compte pour lequel vous saisissez un solde d'ouverture.
• Détails. Entrez les informations supplémentaires requises.
• Débit. Si la balance fait état d'un débit, inscrivez-le ici.
• Crédit. Si la balance fait état d'un crédit, inscrivez-le ici.

5. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez saisi l'ensemble des valeurs de votre balance de vérification. Pour garantir l'équilibre du solde total des débits et des crédits, les écritures inverses sont reportées dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture. Une fois que vous avez saisi l'ensemble des valeurs de votre balance, ce compte doit présenter un solde nul. Si ce n'est pas le cas, vérifiez que la valeur saisie pour chaque écriture est correcte.

Note: Si nécessaire, vous pouvez enregistrer vos soldes d'ouverture sans entrer la balance complète. Les valeurs sont conservées dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture jusqu'à ce que vous ayez entré la balance de vérification complète.

6. Vérifiez que les soldes d'ouverture saisis correspondent à ceux de votre balance de vérification.
7. Cliquez sur Enregistrer. Vos soldes d’ouverture apparaîtront dans les comptes du grand livre concernés.

Modifier ou supprimer un solde d'ouverture

1. Sous Balances d'ouverture, cliquez sur le type de solde d'ouverture que vous voulez modifier ou supprimer.
2. Suivez l'une des directives suivantes :

• Cliquez sur Supprimer à côté d'un compte pour le supprimer.
• Cliquez sur le solde d'ouverture du client ou fournisseur que vous souhaitez modifier pour ouvrir la fenêtre Modifier solde d'ouverture. Mettez les détails à jour si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
• Recherchez la ligne du compte bancaire ou compte du grand livre que vous souhaitez modifier. Modifiez les champs souhaités, puis cliquez sur Enregistrer.