Créer et gérer des notes de crédit d'achat

Si vous effectuez un achat auprès d’un fournisseur et que vous retournez les marchandises par la suite, ou si vous devez annuler une facture, vous pouvez rapidement créer une note de crédit à partir de la facture originale. Vous pouvez aussi créer une note de crédit indépendante et la ventiler à toute facture impayée du fournisseur concerné à une date ultérieure.

Avant de créer une note de crédit, vous devez créer un enregistrement de contact pour votre fournisseur, si vous ne l’avez pas déjà fait. Si vous achetez régulièrement les mêmes produits à vos fournisseurs, vous pouvez aussi créer des enregistrements correspondants.

Pour créer une note de crédit de fournisseur à partir d’une facture

  • 1. Dans le menu Charges, cliquez sur Factures fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur la facture que vous voulez créditer.
  • 3. Cliquez sur Plus, puis sur Créer note de crédit.

La note de crédit apparaît avec les mêmes détails que la facture originale.

  • 4. Au besoin, changez les détails. Pour en savoir plus, veuillez consulter la section suivante, Pour enregistrer une note de crédit d’achat indépendante.

Le total de la note de crédit apparaît dans le bas de la note de crédit.

  • 5. Il s’agit d’une ébauche de note de crédit, cochez la case Enregistrer comme ébauche. Vous pouvez retourner à la note de crédit à une date ultérieure lorsque vous êtes prêt à actualiser les comptes du grand livre et décocher cette case.
  • 6. Au besoin, entrez toute note nécessaire.
  • 7. Si vous voulez annexer un fichier (par exemple, la copie d’une facture ou d’un encaissement), cliquez sur le bouton pièce jointe, cliquez sur Téléverser fichiers, puis naviguez jusqu’au fichier ou double-cliquez sur celui-ci. En savoir plus sur les pièces jointes
  • 8. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement entré une note de crédit d’achat sur la facture originale. Si la note de crédit couvre la valeur totale de la facture, l’état de la facture indique Payé; dans le cas contraire, l’état indique Paiement partiel.

Pour enregistrer une note de crédit d’achat indépendante

  • 1. Dans le menu Charges, cliquez sur Factures fournisseurs. Autrement, vous pouvez cliquer sur Notes de crédit fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur Nouvelle note de crédit.
  • 3. Entrez les informations suivantes :
  • Indique un champ obligatoire.
Fournisseur * Entrez le nom du fournisseur. À mesure que vous tapez le nom, une liste de fournisseurs apparaît. Choisissez le fournisseur dans la liste.

Conseil : Pour ajouter un nouveau fournisseur, cliquez sur Ajouter un fournisseur . Entrez les informations voulues et enregistrez.
Date de crédit * Entrez la date de la note de crédit.
Référence du fournisseur Entrez une référence de votre fournisseur, par exemple, leur numéro de note de crédit.
Référence Au besoin, entrez toute référence ou tout détail supplémentaire.
  • 4. Pour enregistrer l’achat d’un produit spécifique, tapez le nom du produit dans la case [Chercher un produit] et choisissez le produit voulu.

Les informations relatives au produit sont automatiquement affichées sur la prochaine ligne disponible. Au besoin, vous pouvez modifier ces renseignements (par exemple, la quantité ou le prix unitaire). Pour ajouter un nouveau produit, cliquez sur Ajouter un produit . Entrez les informations voulues et enregistrez.

  • 5. Pour ajouter d’autres produits sur votre facture, répétez l’étape précédente.
  • 6. Si vous ne voulez pas ajouter de produit à la facture, entrez les informations suivantes :
  • Indique un champ obligatoire.
Description * La description du crédit, par exemple les articles initialement achetés.
Compte du grand livre * Choisissez le compte du grand livre.
Qté/Hres * Entrez la quantité d’articles pour laquelle est le crédit.
Prix/Taux * Entrez la valeur nette du crédit.

La valeur totale brute de ce poste est affichée sous Total.

  • 8. Pour ajouter d’autres transactions, répétez l’étape précédente sur la ligne suivante.

Si vous voulez enregistrer cette note de crédit comme une ébauche, par exemple, parce que vous avez besoin de vérifier certains détails avec votre fournisseur et vous ne voulez pas actualiser les comptes du grand livre, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche. Lorsque vous êtes prêt à actualiser les livres auxiliaires, ouvrez l’ébauche de note de crédit, apportez toute modification nécessaire et décochez la case Enregistrez comme ébauche.

  • 9. Au besoin, entrez toute note nécessaire.
  • 10. Si vous voulez annexer un fichier (par exemple, la copie d’une facture ou d’un encaissement), cliquez sur le bouton pièce jointe, cliquez sur Téléverser fichiers, puis naviguez jusqu’au fichier ou double-cliquez sur celui-ci. En savoir plus sur les pièces jointes
  • 11. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement saisi une note de crédit d’achat et celle-ci demeurera impayée jusqu’à ce que vous la ventiliez à une facture ou jusqu’à ce que le fournisseur vous envoie un remboursement.

Pour gérer une note de crédit existante

  • 1. Dans le menu Charges, cliquez sur Notes de crédit fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur la note de crédit voulue.

S’il s’agit d’une note de crédit indépendante, vous pouvez modifier les informations existantes ici même. Pour ce faire, suivez les directives de la section précédente Pour enregistrer une note de crédit fournisseur indépendante. Si elle a été ventilée à une autre transaction, vous ne pouvez pas la modifier. Pour en savoir plus, consultez Pour modifier ou annuler une note de crédit fournisseur.

Vous pouvez aussi enregistrer un remboursement sur la note de crédit et aussi passer son état à Contesté.

Si vous contestez une note de crédit, les valeurs figureront toujours dans vos comptes. Au besoin, vous pouvez supprimer l’état Contesté en cliquant sur Plus, puis sur Retirer l’état Contesté.