Créer et gérer des factures d'achat

Pour vous aider à faire le suivi des sommes que vous devez à vos fournisseurs et de tout montant impayé, vous pouvez enregistrer les factures qu’ils vous envoient dans Comptabilité. Avant de pouvoir enregistrer une facture, vous devez créer un enregistrement pour le fournisseur, si vous ne l’avez pas déjà fait.

Si vous achetez régulièrement les mêmes produits à un fournisseur, vous pouvez créer un enregistrement de produit pour gagner du temps lors de la saisie des factures.

Pour enregistrer une facture d’achat

  • 1. Dans le menu Charges, cliquez sur Factures fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur Nouvelle facture.
  • 3. Entrez les informations suivantes :
Fournisseur * Entrez le nom du fournisseur. À mesure que vous tapez le nom, une liste de fournisseurs apparaît. Choisissez le fournisseur dans la liste.
Conseil : Pour ajouter un nouveau fournisseur, cliquez sur Ajouter un fournisseur. Entrez les informations voulues et enregistrez.
Date de facture * Entrez la date de la facture.
Date d’échéance * Cette date est calculée automatiquement à partir des modalités de paiement saisies dans l’enregistrement du fournisseur. Si vous n’avez pas saisi de modalités de paiement personnalisées, elle est calculée en fonction du nombre de jours de crédit par défaut dans les Paramètres par défaut de votre entreprise. Au besoin, vous pouvez modifier cette date.
Référence du fournisseur Au besoin, entrez une référence de votre fournisseur, par exemple, leur numéro de facture.
Référence Au besoin, entrez une référence supplémentaire, par exemple, un numéro de bon de commande.
  • Indique un champ obligatoire.
  • 4. Pour enregistrer l’achat d’un produit spécifique, tapez le nom du produit dans la case [Chercher un produit] et sélectionnez le produit.
  • 5. Pour ajouter d’autres produits sur votre facture, répétez l’étape précédente.
  • 6. Si vous ne voulez pas ajouter de produit à la facture, entrez les informations suivantes :
Description * La description de l’achat.
Compte du grand livre * Choisissez le compte du grand livre pour votre achat.
Qté/Hres * Entrez la quantité d’articles achetés.
Prix/Taux * Entrez la valeur nette de l’article.
  • Indique un champ obligatoire.

La valeur totale brute de ce poste est affichée sous Total.

  • 7. Si vous avez créé des types d’analyse de transaction, des services par exemple, cliquez sur le dépisteur et sélectionnez la catégorie d’analyse voulue.
  • 8. Pour ajouter d’autres transactions, répétez l’étape précédente sur la ligne suivante.
  • 9. Au besoin, entrez toute note voulue pour cet achat.
  • 10. Si vous voulez annexer un fichier (par exemple, la copie d’une facture ou d’un encaissement), cliquez sur le bouton pièce jointe, cliquez sur Téléverser fichiers, puis naviguez jusqu’au fichier ou double-cliquez sur celui-ci. En savoir plus sur les pièces jointes
  • 11. Choisissez l’une des options suivantes :
Enregistrer comme ébauche Pour enregistrer la facture comme ébauche, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer. Utilisez cette option si vous n’êtes pas prêt à envoyer la facture à votre client et que vous ne voulez pas mettre à jour les comptes du grand livre. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la facture, ouvrez l’ébauche de facture, apportez toute modification nécessaire, décochez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer Pour enregistrer uniquement la facture.
Enregistrer & Nouveau Pour enregistrer la facture en cours et en entrer une nouvelle.

Vous avez correctement saisi les détails de votre facture d’achat et celle-ci apparaît dans l’activité du fournisseur. Au besoin, vous pouvez gérer la facture dans la liste de charges.

Pour gérer une facture existante

  • 1. Dans le menu Charges, cliquez sur Factures fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur la facture voulue.

Vous pouvez modifier la facture existante à cet endroit. Pour ce faire, suivez les directives de la section précédente Pour enregistrer une facture. Si la facture a déjà été payée ou créditée, vous ne pouvez pas la changer. Pour en savoir plus, consultez Pour modifier ou annuler une facture d’achat.

Vous pouvez enregistrer un paiement de la facture. Dans le menu Plus, vous pouvez créer une note de crédit ou indiquer que la facture a été constestée.

Si vous contestez une facture, les valeurs figureront toujours dans vos comptes. Vous pouvez retirer l’état Constesté de la facture en l’ouvrant et en sélectionnant l’option Retirer l’état Contesté dans le menu Plus.

Pour convertir une ébauche de facture

  • 1. Dans le menu Charges, cliquez sur Factures fournisseurs.
  • 2. Cliquez sur la facture à l’état d’ébauche.
  • 3. Au besoin, modifiez les détails de la facture.
  • 4. Décochez la case Enregistrer comme ébauche et enregistrez.

La facture n’est plus à l’état d’ébauche et les valeurs apparaissent dans les comptes du grand livre correspondants.