Créer et gérer des factures fournisseurs

Pour vous aider à faire le suivi des sommes que vous devez à vos vendors et de tout montant impayé, vous pouvez enregistrer les factures qu'ils vous envoient dans Comptabilité. Avant de pouvoir enregistrer une bill, créez un enregistrement pour le vendor, si vous ne l'avez pas déjà fait.

Note: Si vous achetez régulièrement les mêmes produits, vous pouvez créer un enregistrement de produit afin de gagner du temps lors de la saisie des factures.

Création de factures fournisseurs pour des articles en stock

Le suivi du mouvement de vos stocks se fait en enregistrant les achats et les ventes d'articles en stock. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un achat ou une vente de stock. Par exemple, si vous créez une facture d’achat qui inclut un article en stock, une opération d'entrées de produits est créée et augmente automatiquement le nombre d'articles.

Pour créer une facture fournisseur

Note: Les informations du produit ou du service sélectionné sont affichées sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Vous pouvez modifier ces renseignements, au besoin. Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement, cliquez sur Créer un article. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

  1. Dans le menu Achats, cliquez sur Factures fournisseurs.
  2. Cliquez sur Nouvelle facture.
  3. Entrez les informations suivantes :

    • Vendor. Saisissez le nom du fournisseur. À mesure que vous tapez le nom, une liste de vendors apparaît. Choisissez le vendor dans la liste.

      Tip: Pour ajouter un nouveau vendor, cliquez sur Ajouter un vendor. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

    • Date facture. Saisissez la date de la facture.
    • Date d’échéance. Cette date est calculée automatiquement en fonction des modalités de paiement saisies dans l'enregistrement du vendor's. Si vous n'avez pas entré de modalités de paiement spécifiques, elle est calculée en fonction du nombre de jours de crédit définis dans les paramètres par défaut de votre entreprise. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette date.
    • Référence du fournisseur. Au besoin, entrez une référence de votre vendor, par exemple, son numéro de facture.
    • Référence. Si nécessaire, entrez une référence supplémentaire, telle qu'un numéro de commande.
  4. Pour enregistrer l'achat d'un produit spécifique, tapez le nom du produit dans le champ Chercher un produit et choisissez le produit voulu.

  5. Pour ajouter d'autres produits sur la bill, répétez l'étape précédente.

  6. Si vous ne voulez pas ajouter de produit à la bill, saisissez les informations suivantes :

    • Description. La description de l'achat.
    • Compte du grand livre. Choisissez le compte du grand livre.
    • Qté/hres. Entrez la quantité d'articles achetés ou un nombre d’heures.
    • Prix/taux. Saisissez la valeur nette de l'article.

    La valeur totale brute de ce poste est affichée sous Total.

  7. Si vous avez créé des types d'analyse de transaction (p. ex. par services), cliquez sur l'outil de recherche et sélectionnez la catégorie d'analyse appropriée.

  8. Pour ajouter d'autres transactions, répétez l'étape précédente sur la ligne suivante.

  9. Au besoin, entrez toute note nécessaire.

  10. Si vous voulez annexer un fichier (par exemple, la copie d'une facture ou d'un encaissement), cliquez sur le bouton Pièce jointe, cliquez sur Téléverser fichiers, puis naviguez jusqu'au fichier ou double-cliquez sur celui-ci. En savoir plus sur les pièces jointes

  11. Choisissez l'une des options suivantes :

    • Enregistrer comme ébauche. Pour enregistrer la bill comme ébauche, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer. Utilisez cette option si vous n'êtes pas encore prêt à finaliser la bill pour éviter de la reporter aux comptes du grand livre. Lorsque vous êtes prêt à la reporter, ouvrez-là, apportez toute modification nécessaire, décochez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer. Permet d'enregistrer uniquement la bill.
    • Enregistrer et nouveau. Permet d'enregistrer la bill en cours et de saisir une nouvelle facture.

La facture apparaît dans l’activité du vendor's.

Pour gérer une bill existante

  1. Dans le menu Achats, cliquez sur Factures fournisseurs.
  2. Cliquez sur une bill non réglée. Vous ne pouvez pas modifier une bills qui a été réglée, mais vous pouvez l’annuler.

    Vous pouvez enregistrer un paiement de la bill. Dans le menu Plus, vous pouvez créer une note de crédit ou indiquer que la bill a été contestée.

Note: Si vous contestez une bill, sa valeur reste sur vos comptes. Vous pouvez retirer l'état Contesté de la bill en l'ouvrant et en sélectionnant l'option Retirer l'état Contesté dans le menu Plus.