Créer rapidement un lot de factures et de notes de crédit de fournisseurs
La liste des écritures rapides affiche toutes les écritures rapides de factures et de notes de crédit que vous avez saisies pour votre entreprise. Vous pouvez consulter la liste en sélectionnant Écritures rapides dans le menu Achats.
Contrairement à une facture individuelle, l'option Écritures rapides vous permet de saisir rapidement des factures et des notes de crédit d'achat pour un ou pour plusieurs fournisseurs à la fois. Cela vous fait gagner du temps si vous avez un grand nombre de factures ou de notes de crédit à saisir et si vous ne voulez pas les enregistrer dans l'enregistrement d'un produit particulier.
Si vous souhaitez enregistrer l'achat d'un produit spécifique pour lequel vous avez créé un enregistrement, vous devez utiliser les options factures fournisseurs ou notes de crédit fournisseurs à la place.
Une fois que vous avez entré une écriture rapide, le moment venu, vous pouvez la payer au moyen d'un paiement fournisseur. Si vous avez entré une note de crédit, vous pouvez la ventiler ou au besoin, la rembourser comme d'ordinaire.
Dans la liste des écritures rapides, vous pouvez :
- Créer une écriture rapide.
- Consulter les détails d'une écriture rapide existante. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'élément concerné. Cela affiche toutes les transactions qui ont été saisies pour cette écriture rapide.
- Changer ou supprimer une écriture rapide existante.
- Chercher des éléments particuliers - Vous pouvez effectuer une recherche à partir du nom du fournisseur ou de la référence de l'écriture rapide. Pour ce faire, entrez l'information que vous voulez rechercher dans la case Entrez le texte à rechercher.
- Filtrer la liste par date - Pour ce faire, changez les dates de début et de fin.
- Utiliser la barre d'outils d'actions pour gérer les écritures rapides.
Pour ajouter une écriture rapide
- Dans le menu Achats, cliquez sur Écritures rapides.
- Cliquez sur Nouvelle écriture rapide.
- Entrez les informations suivantes :
Type * Pour ajouter une facture, choisissez Facture, ou pour ajouter une Note de crédit, choisissez Note cr. Date * Saisissez la date de la transaction. Fournisseur * Choisissez le fournisseur. Référence * Saisissez une référence, par exemple un numéro de facture. Compte du grand livre * Sélectionnez le compte du grand livre que vous voulez utiliser pour cette transaction. Détails Au besoin, vous pouvez entrer des informations supplémentaires sur la facture ou la note de crédit. Total La valeur totale de la facture ou de la note de crédit est calculée automatiquement. * Indique un champ obligatoire.
- Pour ajouter d'autres transactions, sur la ligne suivante, répétez l'étape précédente et cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier une écriture rapide
Si vous aviez initialement saisi plusieurs transactions dans la même fenêtre d'écriture rapide et que vous modifiez l'une des transactions, les autres éléments du lot sont également visibles, mais ils ne sont pas affectés.
- Dans le menu Achats, cliquez sur Écritures rapides.
- Cliquez sur la transaction.
- Modifiez les informations voulues, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer une écriture rapide
Vous ne pouvez pas supprimer une écriture rapide si celle-ci a été ventilée à une autre transaction. Si c'est le cas, vous devez annuler la ventilation. Par exemple, il s'agit d'une facture, reportez un crédit avec les mêmes détails. Ou bien, s'il s'agit d'un crédit, reportez une facture.
Si vous aviez initialement saisi plusieurs transactions dans la même fenêtre d'écriture rapide et que vous supprimez l'une des transactions, les autres articles du lot ne sont pas affectés.
- Dans le menu Achats, cliquez sur Écritures rapides.
- Cliquez sur la transaction.
- Cliquez sur le bouton Supprimer situé à côté de la ligne que vous voulez supprimer.
- Cliquez sur Enregistrer.