Créer et gérer des factures de vente

Créez une facture de vente pour vous aider à faire le suivi de ce que vos clients vous achètent, combien ils vous doivent et la date à laquelle les paiements sont dûs. Vous pouvez choisir d’imprimer la facture et de l’envoyer à votre client ou bien, vous pouvez l’envoyer par courriel. Lorsque vous recevez le paiement d’un client, vous pouvez l’imputer à la facture.

Avant de pouvoir créer une facture, vous devez ajouter un enregistrement de contact pour votre client. Si vous fournissez les mêmes produits ou services à vos clients, vous pouvez créer des enregistrements pour ces produits et services afin de gagner du temps lors de la saisie des factures.

Enregistrement de factures de ventes pour des stocks

La création d’une facture de ventes réduit la quantité en stock dont Comptabilité fait le suivi en enregistrant des mouvements de stock chaque fois que des stocks sont achetés et vendus. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un ajout ou un retrait de stock. Donc, chaque fois que vous enregistrez une facture de ventes et que celle-ci inclut un stock, une nouvelle opération de sorties de produits est réalisée et Comptabilité réduit automatiquement vos niveaux de stocks pour cet article.

Comptabilité ne permet pas que le niveau de vos stocks passe en dessous de zéro

Si vous essayez de créer une facture de ventes pour un article en stock au-delà de la quantité disponible, le message suivant s’affiche. ‘Qté en stock :(valeur). Quantité de stock insuffisante pour cette commande.’ Vous devez enregistrer cette facture comme brouillon jusqu’à ce que vous ayez enregistré toutes vos opérations d’achat. Au besoin, vous pouvez ajuster manuellement le niveau de vos stocks pour modifier le nombre d’articles que vous avez en stock. Cette option permet notamment de passer en perte des stocks endommagés ou de rectifier les quantités suite à une prise d’inventaire.

Pour enregistrer une facture de vente

  • 1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Factures de vente.
  • 2. Cliquez sur Nouvelle facture.
  • 3. Entrez les informations suivantes :
Client * Choisissez le client dans la liste.

Conseil : Pour ajouter un nouveau client, cliquez sur Ajouter un client, entrez les informations voulues et enregistrez.
Date * Saisissez la date de la facture.
Date d’échéance * Cette date est calculée automatiquement à partir des modalités de paiement saisies dans l’enregistrement du client. Si vous n’avez pas saisi de modalités de paiement personnalisées, elle est calculée en fonction du nombre de jours de crédit par défaut dans Paramètres > Paramètres par défaut. Au besoin, vous pouvez modifier cette date.
Référence / Numéro BC Au besoin, entrez une référence, par exemple, un numéro de commande client.
Adresse principale * Si une adresse principale figure dans l’enregistrement du client, celle-ci s’affiche automatiquement. Sinon, entrez l’adresse dans ce champ.
Adresse de livraison Par défaut, l’adresse de livraison est la même que l’adresse principale du client. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse, choisissez l’adresse voulue dans la liste déroulante Adresse de livraison. Si l’adresse n’existe pas, choisissez Personnalisée et entrez les informations voulues.
  • Indique un champ obligatoire.
  • 4. Pour enregistrer la vente d’un produit ou service spécifique, tapez le nom de l’article dans la case [Chercher un produit/service], puis choisissez l’article.

L’information correspondant au produit ou au service sélectionné est affichée sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Vous pouvez modifier ces renseignements, au besoin. S’il existe plusieurs prix ou taux pour l’article, cliquez sur la colonne Prix unitaire et choisissez le taux à utiliser. Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement, cliquez sur Créer produit ou Créer service > entrez les informations voulues > Enregistrer.

  • 5. Pour ajouter d’autres produits ou services sur la facture, répétez l’étape précédente.
  • 6. Si vous ne voulez pas ajouter de produit ou de service à la facture, entrez les informations suivantes :
Description * Entrez une description de la vente.
Compte du grand livre * Choisissez le compte du grand livre pour la vente.
Code d’article Au besoin, entrez un code, par exemple un numéro de pièce ou un code de stock.
Qté/Hres * Entrez la quantité d’articles vendus. Ce champ sert aussi à entrer le nombre d’heures de service.
Prix/Taux * Entrez le prix ou le taux d’un article particulier.

Conseil : Si vous avez défini plusieurs prix ou taux pour cet article, cliquez sur la case Prix/Taux et sélectionnez le prix ou le taux voulu.
Tarification
Remise Si vous voulez entrer une remise sous forme de montant fixe, entrez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage sur zéro. Si vous voulez entrer une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur zéro dans la case Montant et entrez le pourcentage dans la case %.
Taux de taxation * Choisissez le taux de taxation.
Montant de taxe * La taxe est calculée automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de taxation.
Total Il s’agit de la valeur brute totale de la facture.
  • Indique un champ obligatoire.
  • 7. Si vous vendez des marchandises ou des services à un client, cliquez sur le dépisteur (>>) et indiquez s’il s’agit de marchandises et services connexes ou d’un service autonome.
  • 8. Pour ajouter d’autres transactions sur la ligne suivante, répétez l’étape précédente.
  • 9. Si vous voulez facturer des frais d’expédition à votre client, entrez le montant net dans la case Expédition et choisissez le taux de taxation correspondant.

Si vous voulez enregistrer cette facture comme une ébauche, parce que vous n’êtes pas prêt à l’envoyer à votre client, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la facture à votre client, ouvrez l’ébauche de facture, apportez toute modification nécessaire et décochez la case Enregistrer comme ébauche.

  • 10. Au besoin, entrez des commentaires, et vos modalités et conditions.

Le montant net global de la facture et le montant de taxe apparaissent dans le bas de la facture.

  • 11. Pour envoyer la facture par courriel, cliquez sur Enregistrer & Envoyer par courriel. Pour imprimer une copie de la facture, cliquez sur la flèche du menu déroulant Enregistrer & Envoyer par courriel et sélectionnez Enregistrer & Imprimer.
  • 12. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous choisissez d’envoyer la facture par courriel, la fenêtre Envoyer la facture par courriel s’ouvre. Si une adresse de courriel figure dans l’enregistrement du client, celle-ci est affichée dans la case À. Vous pouvez entrer des adresses de courriel supplémentaires séparées par un point-virgule. L’adresse de courriel que vous avez enregistrée est affichée dans la case Cc. Entrez tout texte que vous voulez inclure dans le corps du courriel et cliquez sur Envoyer.

Si vous choisissez d’imprimer la facture, celle-ci s’ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet en fonction de votre navigateur. Vous pouvez choisir d’imprimer ou d’enregistrer la facture dans le menu du navigateur.

Vous avez correctement saisi les détails de votre facture de vente et celle-ci apparaît dans l’activité du client et dans la liste des ventes.