Créer et gérer des devis de vente

Pour facilement réaliser le suivi des prix que vous proposez à vos clients potentiels, vous pouvez produire des devis de vente. N’oubliez pas que les devis n’ont pas de répercussions sur les soldes des comptes. Une fois qu’un client accepte le devis, vous pouvez le convertir en facture de vente, ce qui actualise automatiquement vos livres auxiliaires avec les valeurs du devis original.
Vous pouvez aussi entrer des paramètres de devis par défaut, telles que les modalités et conditions, ainsi que le nombre de jour par défaut jusqu’à l’expiration du devis. Vous devriez vérifier vos paramètres par défaut avant d’envoyer votre premier devis.

Devis de vente (6:42)

Pour créer un nouveau devis

  • 1. Depuis Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
  • 2. Cliquez sur Nouveau devis.
  • 3. Entrez les informations suivantes :

Choisissez le client dans la liste. Si le client ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter un client dans la liste déroulante pour l’ajouter.|

Client * Choisissez le client dans la liste.
Date du devis * Entrez la date du devis.
Date d’expiration * Il s’agit de la date à laquelle le devis expire, qui est par défaut 30 jours après la date du devis. Vous pouvez saisir une autre date ou laisser le champ en blanc si vous ne voulez pas qu’il expire. Vous pouvez aussi changer le nombre de jours par défaut avant expiration dans le champ Nombre de jours par défaut avant expiration lorsque vous précisez les modalités et conditions des devis dans Paramètres des factures, devis et estimations.
Référence Entrez une référence, comme un numéro de tâche par exemple.
Adresse principale * Si une adresse principale figure dans l’enregistrement du client, celle-ci s’affiche automatiquement. Si le pays du client est différent de votre adresse commerciale, les deux pays sont affichés sur le devis. Si le pays est le même, celui-ci n’est pas affiché.

S’il n’y a pas d’adresse dans son enregistrement, entrez l’adresse à cet endroit.
Adresse de livraison Par défaut, l’adresse de livraison est la même que l’adresse de facturation. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse, ouvrez la liste déroulante Adresse de livraison et choisissez l’adresse voulue. Si l’adresse n’existe pas, choisissez Personnalisée et entrez les informations voulues.
  • Indique un champ obligatoire.
  • 4. Pour fournir un devis pour un produit ou un service spécifique, renseignez-le (ou sélectionnez-le dans la liste déroulante) dans le champ Produit / Service. Si l’article n’est pas répertorié et que vous voulez l’ajouter, cliquez sur Créer un article.
  • 5. Entrez les informations suivantes :
Description * Entrez une description du devis. Vous pouvez saisir un maximum de 2000 caractères.
Compte du grand livre * Choisissez le compte du grand livre pour le devis.
Code d’article Au besoin, entrez un code, par exemple un numéro de pièce ou un code de stock.
Qté/Hres Entrez la quantité d’articles compris dans ce devis.
Prix/Taux Entrez la valeur nette de l’article.
Remise Si vous voulez entrer une remise sous forme de montant fixe, entrez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage sur zéro. Si vous voulez entrer une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur zéro dans la case Montant et entrez le pourcentage dans la case %.
Taux de taxation * Choisissez le taux de taxation.
Conseil : Si vous ne voyez pas l’option permettant de choisir un taux de taxation, assurez-vous de bien avoir entré vos taux de taxation dans Paramètres > Paramètres financiers.
Montant de taxe * La taxe est calculée automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de taxation.
Total Il s’agit de la valeur brute totale de cette ligne d’article.
  • Indique un champ obligatoire.
  • 6. Entrez des commentaires, ainsi que vos modalités et conditions.
  • 7. Pour inclure des frais d’expédition, entrez la valeur voulue dans la case Expédition. Le cas échéant, entrez le taux de taxation voulu.
  • 8. Choisissez l’une des options suivantes :
Enregistrer Pour enregistrer le devis.
Enregistrer et envoyer
Les devis de Comptabilité se trouvent en ligne, ce qui signifie que vos clients reçoivent un lien hypertexte dans le courriel qui leur permet d'accéder à leur devis de vente. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent vérifier le devis de vente, l'enregistrer au format PDF ou l’imprimer à partir de leur navigateur web. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure le fichier PDF du devis dans le courriel.

Vous pouvez aussi modifier la ligne d’objet, le corps du courriel dans le champ Message ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer le devis de vente.|
|Enregistrer et imprimer|Pour enregistrer le devis et l’imprimer. Le devis s’ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez choisir d’enregistrer ou d’imprimer le devis dans le menu Fichier de votre navigateur.|
|Enregistrer et nouveau|Pour enregistrer le devis en cours et en entrer un nouveau.|

Pour enregistrer le devis comme ébauche, sélectionnez la case Enregistrer comme ébauche avant d’enregistrer le devis. Vous pouvez utiliser cette option si vous n’êtes pas prêt à envoyer le devis à votre client. Lorsque vous êtes prêt à l’envoyer, ouvrez l’ébauche de devis, apportez toute modification nécessaire et décochez la case, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous choisissez d’imprimer le devis ou de l’envoyer par courriel, la mention Oui s’affiche dans la colonne Émis de la page Devis et estimations et le devis est en attente jusqu’à ce que le client l’accepte ou le refuse. Une fois terminé, vous pouvez convertir le devis en facture ou le marquer comme refusé.

Pour modifier un devis

Si vous devez modifier le devis, vous devriez le faire avant de le convertir en facture. Si vous avez déjà converti le devis, vous devez annuler la facture avant de pouvoir modifier le devis.

  • 1. Depuis Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
  • 2. Cliquez sur le devis voulu.
  • 3. Cliquez sur Modifier et apportez les modifications voulues.
  • 4. Cliquez sur Enregistrer.

Le devis de vente affiche désormais les nouvelles valeurs. Si le devis avait été refusé, son état passe alors à En attente.

Pour convertir un devis en facture

  • 1. Depuis Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
  • 2. Cliquez sur le devis voulu.
  • 3. Cliquez sur Créer facture. Le devis est converti en facture et apparaît sure la page Nouvelle facture.
  • 4. Au besoin, changez les détails. Par exemple, si votre client veut rectifier la quantité d’articles commandés.
  • 5. Enregistrez la facture sous forme d’ébauche et cliquez sur Enregistrer, Enregistrer et envoyer, Enregistrer et imprimer ou Enregistrer et nouveau.

L’état du devis indique Facturé et la facture s’affiche dans la liste de factures. La liste de devis de vente affiche le numéro de la facture créée à partir du devis. Vous pouvez accéder directement à la facture à partir du devis en cliquant sur le lien du numéro de facture. La facture a aussi un lien qui indique le devis à partir duquel elle a été créée. Si vous annulez la facture, le lien est supprimé.

Pour marquer un devis comme refusé

Les ébauches de devis ne peuvent pas être refusées. Si le devis est à l’état d’ébauche, vous devez d’abord ouvrir le devis, décocher la case Enregistrer comme ébauche, puis l’enregistrer.

  • 1. Depuis Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
  • 2. Cliquez sur le devis voulu.
  • 3. Sur la droite, cliquez sur Marquer comme refusé.

Le devis reste sur la liste mais son état indique Refusé. Si le client change d’avis et décide d’accepter le devis, vous pouvez le réactiver en ouvrant le devis et en cliquant sur Enregistrer. L’état de l’estimation repasse alors à En attente et vous pouvez au besoin la convertir en facture.