Consulter le rapport Données à caractère personnel des contacts

Pour voir si les données à caractère personnel de certains de vos contacts ont dépassé la période de conservation des données, vous pouvez exécuter le rapport Données à caractère personnel des contacts. Le rapport répertorie les contacts dont les données à caractère personnel ont dépassé les dates prorogées (dans les enregistrements de contacts particuliers) ou qui ont dépassé la période de conservation générale (telle que définie dans les paramètres financiers). Le rapport vous aide à rester en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Pour générer le rapport

  • 1. Allez dans le menu États, cliquez sur Suite, puis sur Données personnelles du contact dans la section États des données.
  • 2. Le rapport affiche une liste des contacts dont les données à caractère personnel sont antérieures à la période de conservation des données.
  • 3. Pour supprimer les données à caractère personnel de vos contacts, sélectionnez la case située à gauche du nom de tous les contacts concernés.
  • 4. Cliquez sur Supprimer (dans la barre d’outils situées au dessus de la liste) pour ouvrir la fenêtre Supprimer les données personnelles.
  • 5. Saisissez le mot indiqué dans le champ Saisissez le mot pour confirmer.
  • 6. Cliquez sur Supprimer les données. Si certains de vos contacts ont :
  • un solde en attente. Vous devez régler le solde et clore toutes les transactions avant de pouvoir supprimer les données à caractère personnel de ce contact. Si un contact a des transactions ouvertes, la période de conservation est prolongée.
  • des devis ou estimations en attente. Vous n’aurez plus accès aux devis et estimations, et ne pourrez plus les traiter, une fois les données à caractère personnel supprimées. Au besoin, vous pouvez traiter ou enregistrer ces documents avant de supprimer les données. Si vous n’en avez plus besoin, indiquez le mot de confirmation et cliquez sur Supprimer les données pour les supprimer.
  • aucun document en attente. Les données à caractère personnel sont immédiatement supprimées quand vous cliquez sur Supprimer les données.

Vous pouvez aussi sélectionner des contacts dans la liste, puis imprimer, envoyer par courriel ou enregistrer le rapport au format PDF.