Ajouter et gérer des contacts

Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients ou les mêmes fournisseurs, vous pouvez créer des enregistrements de contacts. Cela vous permet de gagner du temps lorsque vous saisissez des ventes et des achats, et vous aide à faire le suivi des personnes qui vous doivent de l’argent et de ceux à qui vous en devez.

Pour accélérer la saisie des données, vous pouvez aussi importer vos contacts.

Pour créer un nouveau contact

  • 1. Cliquez sur l’onglet Contacts.
  • 2. Cliquez Nouveau client ou Nouveau fournisseur.
  • 3. Remplissez les informations suivantes :
Raison sociale La raison sociale du contact.
Nom du contact Le nom du contact.
Référence Une référence du contact.
Courriel L’adresse courriel du contact.
Mobile Le numéro de mobile du contact.
Téléphone Le numéro de téléphone du contact.
  • 4. Cliquez sur l’onglet Détails du contact et remplissez les champs suivants :
Taux de taxation Sélectionnez le taux de taxation du contact dans la liste déroulante.
Catégorie par défaut
Si le contact est un client, sélectionnez une catégorie de vente par défaut. Pour les fournisseurs, sélectionnez une catégorie d'achat par défaut. La catégorie par défaut est utilisée lors de vos ventes et achats.
  • 5. Cliquez sur Remarques et entrez toute remarque que vous voulez enregistrer pour le contact.
  • 6. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez désormais utiliser cet enregistrement lors de la saisie de transactions.

Pour consulter ou modifier un contact

  • 1. Cliquez sur Contacts et cliquez sur le contact voulu.

Pour trouver rapidement un contact, entrez la raison sociale dans la case de recherche.

  • 2. Modifiez les détails au besoin.
  • 3. Pour changer une adresse ou un contact, cliquez sur l’onglet Adresse et modifiez les informations voulues.
  • 4. Pour ajouter ou modifier des informations de paiement, cliquez sur l’onglet Détails de paiement.
  • 5. Pour ajouter ou modifier des informations générales concernant l’entreprise, vérifier les options du client pour les relevés bancaires ou pour mettre à jour le statut de fournisseur 1099 d’un fournisseur et/ou son numéro de taxe, cliquez sur l’onglet Options.

Si le contact est un fournisseur, vous pouvez actualiser son statut de fournisseur 1099 et/ou son numéro de taxe.

Si le contact est un client, vérifiez que l’information présente dans la section Exécutions des relevés soit correcte. Par défaut, la méthode utilisée pour envoyer les relevés clients est Par la poste (PDF généré), mais vous pouvez la changer au besoin. Pour changer un des détails, cliquez sur le bouton Modifier, apportez les modifications voulues, puis cliquez sur Enregistrer. Toutes les modifications réalisées seront appliquées aux exécutions de relevés futures du client.

  • 6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un contact

Vous ne pouvez plus supprimer un enregistrement de contact une fois que vous l’avez utilisé pour traiter des transactions. À la place, et pour éviter toute confusion, nous vous conseillons de passer le nom du contact à Ne pas utiliser.

  • 1. Si un enregistrement de contact n’est associé à aucune transaction, sélectionnez la case adjacente au contact et cliquez sur Supprimer.
  • 2. Cliquez sur Oui.