Importer vos contacts

Si vous traitez régulièrement avec les mêmes clients et fournisseurs, vous pouvez soit créer manuellement des enregistrements ou, pour gagner du temps, vous pouvez importer vos contacts à l’aide de fichiers CSV (valeurs séparées par une virgule).

Les fichiers CSV sont des fichiers au format windows standard que d’autres logiciels peuvent utiliser. Ils servent souvent à transférer des informations entre différents logiciels tels que Sage et Microsoft Excel.

Pour enregistrer un fichier Excel sous CSV, à partir du classeur, ouvrez le menu Fichier et sélectionnez Enregistrer sous. Choisissez d’enregistrer sous CSV (Séparé par des virgules)(*.csv).

Pour vous aider à importer vos contacts, nous avons créé un modèle CSV que vous pouvez télécharger dans le cadre des importations de routine. Le modèle de fichier CSV inclut un exemple de ce que vous devez saisir dans chaque colonne. Pour télécharger le modèle, cliquez sur le lien ci-dessous ou suivez les étapes 1 à 5 de la section Pour importer vos enregistrements de contacts. Si vous voulez en savoir plus sur le format de fichier CSV, consultez la section ci-dessous.

Si vous voulez importer aussi bien des clients que des fournisseurs, vous devez créer un fichier CSV pour vos clients et un autre pour vos fournisseurs. La taille de fichier maximale que vous pouvez importer est de 0.5Mo.

Format de fichier CSV pour les contacts

Pour importer vos enregistrements de contacts, le fichier CSV doit être au format suivant :

Colonne Nom du champ Type Obligatoire Notes
A Référence Texte Oui 10 caractères maximum et doit être unique pour cet enregistrement.
B Raison sociale Texte Oui
C Devise Texte Non Il s’agit du code de devise. Laissez en blanc pour utiliser la devise par défaut.
D Limite de crédit Nombre Non
E Type (adresse principale) Texte Non Laissez en blanc pour utiliser l’option Livraison par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes :

* Livraison
* Comptes
* Ventes
* Achats
F Ligne 1 (adresse principale) Texte Non
G Ligne 2 (adresse principale) Texte Non
H Ville (adresse principale) Texte Non
I État/Province (adresse principale) Texte Non État (E.U.) ou province (Canada) de l’adresse principale.
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Code postal (adresse 2) Alphanumérique Non Code postal (adresse 2). 10 caractères maximum.
K Pays (adresse principale) Texte Non Il s’agit du code du pays, par exemple US pour les États-Unis, CA pour les Canada. 2 caractères maximum.
L Nom du contact principal Texte Oui Entrez le nom du contact pour cette entreprise, autrement, laissez en blanc pour utiliser le contact principal par défaut.
M Téléphone du contact principal Numéro Non 50 caractères maximum.
N Type de contact principal Texte Non Laissez en blanc pour utiliser l’option Comptes par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes :

* Livraison
* Comptes
* Ventes
* Achats
O Mobile du contact principal Numéro Non 50 caractères maximum.
P Courriel du contact principal Texte Non Il doit s’agir d’une adresse courriel valide, par exemple, courriel@courriel.com.
Q Fax du contact principal Numéro Non 50 caractères maximum.
R Type adresse 2 Texte Non Laissez en blanc pour utiliser l’option Livraison par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes :

* Livraison
* Comptes
* Ventes
* Achats
S Ligne 1 adresse 2 Texte Non
T Ligne 2 adresse 2 Texte Non
U Ville adresse 2 Texte Non
V État/Province (adresse 2) Texte Non État (E.U.) ou province (Canada) (adresse 2).
W Code postal (adresse 2) Alphanumérique Non Code postal (adresse 2). 10 caractères maximum.
X Pays (adresse 2) Texte Non Il s’agit du code du pays, par exemple US pour les États-Unis et CA pour les Canada. 2 caractères maximum.
Y Compte du grand livre Numéro Non Remarque : C’est la même chose qu’une catégorie. Laissez en blanc pour utiliser la catégorie par défaut.

Conseil : Pour les clients, la catégorie de vente par défaut est 4000 et pour les fournisseurs, la catégorie d’achat par défaut est 5000. Vous pouvez vérifier vos catégorie en cliquant Plus > Paramètres > Plan comptable.
AA Modalités de paiement Nombre Non Le nombre de jours de crédit dont dispose ce contact. Laissez en blanc pour utiliser les modalités de paiement par défaut.
AB Notes Texte Non 500 caractères maximum.
AC Nom du compte bancaire Texte Non
AD Code de tri compte bancaire Numéro Non Il doit s’agir d’un code de tri valide, par exemple 11-22-33.
AE Numéro compte bancaire Numéro Non 25 caractères maximum.
AF IBAN compte bancaire Numéro Non
AG BIC compte bancaire Numéro Non 11 caractères maximum.

Pour importer vos enregistrements de contacts

  • 1. Cliquez sur l’onglet Contacts.
  • 2. Ouvrez le menu déroulant Nouveau client ou Nouveau fournisseur et sélectionnez l’option Importer.
  • 3. Au besoin, téléchargez le modèle.

En fonction de votre navigateur, un des cas de figure suivants se présente :

  • Le fichier s’ouvre dans Microsoft Excel.
  • Le fichier est automatiquement téléchargé dans votre dossier Téléchargements. Allez à votre dossier Téléchargements et ouvrez le fichier.
  • Vous êtes invité à ouvrir ou enregistrer le fichier. Cliquez sur Ouvrir.

Si vous avez déjà créé un fichier CSV sans utiliser le modèle, vous devez télécharger le modèle et vérifier que le format du fichier soit correct, y compris la ligne d’en-tête. L’importation pourrait sinon échouer. Si le format de votre fichier n’est pas correct, avant de continuer, vous devriez le mettre à jour pour qu’il corresponde à celui du modèle, puis passer à l’étape 6.

  • 4. Entrez les informations requises dans le fichier CSV.

Le modèle montre des exemples de ce que vous devez entrer. Vous devez effacer ces lignes d’exemples avant d’importer vos enregistrements. Ne changez pas les en-têtes des colonnes.

  • 5. Enregistrez le fichier CSV à l’endroit voulu, par exemple votre bureau Windows.
  • 6. Dans Comptabilité, cliquez sur Téléverser et naviguez jusqu’à l’endroit où vous avez enregistré votre fichier CSV.
  • 7. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
  • 8. Cliquez sur Téléverser.

Vous ne pouvez pas utiliser Comptabilité pendant le téléversement des données.

Si pour une raison quelconque le téléversement échoue, un message vous indique la raison de l’échec. Dans ce cas, essayez de corriger les erreurs, puis réessayez de téléverser le fichier CSV. Pour en savoir sur le format du fichier, consultez la section précédente Format du fichier de contacts CSV.

  • 9. Cliquez sur OK.

Vous avez correctement importé vos contacts et ils apparaissent sur la liste de contacts.