Soldes d'ouverture

Que vous veniez de commencer votre activité ou changiez de système de comptabilité, il est probable que ayez des soldes d’ouverture. Sans soldes d’ouverture exacts, les rapports produits ne pourront pas vous fournir un panorama réel de votre situation financière.

Vous pouvez entrer des soldes d’ouverture pour :

  • Les comptes bancaires
  • Les valeurs de votre balance de vérification

Pour entrer vos soldes d’ouverture, vous devez avoir une liste des factures et notes de crédit impayées de vos clients et fournisseurs, votre balance de vérification après clôture de votre période comptable précédente et vos relevés bancaires. Vous devez aussi avoir une liste des postes bancaires non représentés de votre système comptable précédent. Les postes non représentés sont les opérations bancaires que vous aviez saisies dans votre système précédent et qui n’apparaissent pas encore sur vos relevés bancaires, comme des chèques non compensés par exemple.

Nous vous conseillons de commencer au début d’une nouvelle période comptable, que ce soit un nouveau mois ou trimestre fiscal ou le début de votre exercice. Vous pouvez ensuite produire votre dernière balance de vérification à partir de ce système et l’utiliser lors de la saisie des soldes d’ouverture. Vous garantissez ainsi que toutes les valeurs que vous saisissez soient exactes et qu’elles ont été rapprochées.

Vous pouvez entrer tous vos soldes d’ouverture simultanément ou vous pouvez les entrer à des moments différents. Par exemple, si votre comptable a déjà traité vos comptes, il pourrait ne pas vous avoir encore envoyé votre balance de vérification complète. Vous pouvez toujours entrer vos soldes bancaires d’ouverture, puis entrer les valeurs restantes de la balance de vérification à une date ultérieure.

Avant d’entrer des soldes d’ouverture, vous devez créer vos enregistrements de compte bancaire, y compris ceux de vos comptes d’emprunt et de carte de crédit. Vous pouvez aussi entrer des soldes d’ouverture pour vos comptes bancaires lorsque vous créez les enregistrements.

Vérifiez votre date de début

Avant d’entrer vos soldes d’ouverture, vous devez vérifier d’avoir entré la date de début pour vos transactions.

  • 1. Cliquez sur Paramètres.
  • 2. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Exercice.
  • 3. Dans la case Date de début d’exercice, entrez la date à laquelle vous prévoyez commencer. Par exemple, si vous avez cessé d’utiliser votre système de comptabilité précédent le 30 septembre, entrez le 1er octobre.

Vous ne pouvez pas entrer de transactions avant cette date; vous pouvez seulement entrer des soldes d’ouverture.

Vous pouvez commencer à entrer vos soldes d’ouverture.

Entrez vos soldes bancaires d’ouverture

Vous pouvez aussi entrer des soldes d’ouverture pour votre compte bancaire lorsque vous créez des nouveaux comptes ou dans l’enregistrement du compte bancaire.

  • 1. Cliquez sur Paramètres.
  • 2. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Comptes bancaires.
  • 3. Remplissez les informations suivantes :
Compte bancaire Choisissez le compte bancaire voulu. Le code de tri et le numéro du compte sont affichés et vous ne pouvez pas les modifier. Si vous avez besoin de les changer, vous pouvez le faire dans Opérations bancaires.
Date * La date des soldes bancaires d’ouverture doit être antérieure à celle saisie dans le champ Date de début d’exercice. Par exemple, si la date de début est le 1er octobre, vous devez utiliser le 30 septembre comme date du solde d’ouverture.
Type * Indiquez si le solde est un encaissement (débit) ou paiement (crédit).
Solde d’ouverture * Entrez le solde total du compte bancaire qui figure sur votre relevé de banque à la date utilisée pour votre solde d’ouverture.

* Indique un champ obligatoire.

Si vous avez déjà saisi des soldes d’ouverture pour vos comptes bancaires, ils apparaissent ici. Tant que le rapprochement bancaire du solde d’ouverture n’a pas eu lieu, vous pouvez en changer la valeur. S’il a été rapproché et que vous devez changer le montant, vous pouvez reporter une écriture opposée du montant de l’écart.

Par exemple, si vous avez saisi un débit de 5000 $, mais que le solde bancaire d’ouverture devrait être de 4000 $, entrez un crédit de 1000 $ pour la même banque à la même date.

  • 4. Répétez l’étape précédente sur les prochaines lignes disponibles jusqu’à ce que vous ayez saisi les soldes d’ouverture de tous vos comptes bancaires.

Si vous avez des postes bancaires saisis dans votre système précédent qui n’ont pas encore été compensés dans votre compte bancaire, vous devez les enregistrer ici sur des lignes distinctes, en utilisant la date de la transaction originale, pour pouvoir les rapprocher une fois qu’ils apparaitront sur votre relevé.

  • 5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez saisi vos soldes bancaires d’ouverture et ceux-ci apparaissent sur vos enregistrements bancaires, ainsi que dans les catégories correspondantes.

Entrez les soldes d’ouverture de vos catégories

  • 1. Cliquez sur Paramètres.
  • 2. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Soldes d’ouverture de catégorie.

La date affichée par défaut est celle du jour précédent la date de début d’exercice. Vous ne devez pas la changer.

  • 3. Entrez la référence de vos soldes d’ouverture.

Si vous avez déjà saisi vos soldes bancaires d’ouverture, les valeurs sont affichées automatiquement. Au besoin, vous pouvez changer ces valeurs en cliquant sur la ligne voulue et en suivant les étapes énoncées dans les sections ci-dessus.

  • 4. Entrez le restant de votre balance de vérification de la manière suivante :
Catégorie * Choisissez la catégorie pour laquelle vous voulez enregistrer le solde d’ouverture.
Détails Au besoin, entrez des détails supplémentaires.
Débit Si la balance de vérification fait état d’un débit, inscrivez-le ici.
Crédit Si la balance de vérification fait état d’un crédit, inscrivez-le ici.
  • 5. Répétez l’étape précédente sur la prochaine ligne disponible jusqu’à ce que vous ayez saisi toutes les valeurs de votre balance de vérification.

À mesure que vous entrez votre balance de vérification, pour garantir l’équilibre du solde total des débit et des crédits, l’écriture opposée est reportée dans la catégorie Soldes d’ouverture. Une fois que vous avez saisi toutes les valeurs de votre balance de vérification, ce compte doit être à zéro. Dans le cas contraire, vérifiez l’exactitude des valeurs saisies pour chaque écriture.

Au besoin, vous pouvez enregistrer vos soldes d’ouverture sans entrer la balance de vérification au complet et Comptabilité Express conserve les valeurs que vous entrez ici. Les valeurs restent dans la catégorie Soldes d’ouverture jusqu’à ce que vous entriez la balance de vérification complète.

  • 6. Vérifiez que les soldes d’ouverture saisis correspondent à ceux de votre balance de vérification.
  • 7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement saisi vos soldes d’ouverture et les valeurs apparaissent sur les catégories correspondantes.

Pour modifier ou supprimer un solde d’ouverture

  • 1. Cliquez sur Paramètres.
  • 2. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Soldes d’ouverture de catégorie ou bancaires.
  • 3. Suivez l’une des directives suivantes :
  • Pour supprimer le solde d’ouverture, cliquez sur le bouton Supprimer . Si un message vous demandant de confirmer la suppression s’affiche, cliquez sur Oui, puis sur Enregistrer.
    Pour modifier le solde d’ouverture d’un compte bancaire ou d’une catégorie, changez la ligne voulue et enregistrez.

Si vous modifiez vos soldes d’ouverture et que cela entraîne un écart entre les débits et les crédits dans l’option Soldes d’ouverture de catégorie, l’écart est reporté dans la catégorie des soldes d’ouverture (9998).

Vous devriez vérifier que la valeur de chaque élément correspond aux valeurs sur la balance de vérification que vous utilisez pour entrer vos soldes d’ouverture. Si elles ne correspondent pas, avant d’enregistrer vos soldes d’ouverture, changez-les au besoin et vérifiez que le solde de la catégorie 9998 soit zéro.